摘要：在国有企业法务工作生涯中，笔者时常遇到业务小伙伴新入职、工作职责变动、离职等等，随着业务人员的变更，前期与业务沟通的“避雷针”并未在业务部门内部交接，之前沟通时合同审核上“大坑小坑”又会再次出现，甚至会出现新业务人员不了解合同管理制度，不熟悉自身在合同审查中应
在国有企业法务工作生涯中，笔者时常遇到业务小伙伴新入职、工作职责变动、离职等等，随着业务人员的变更，前期与业务沟通的“避雷针”并未在业务部门内部交接，之前沟通时合同审核上“大坑小坑”又会再次出现，甚至会出现新业务人员不了解合同管理制度，不熟悉自身在合同审查中应承担的职责的情况。对法务而言，无疑是极大增加了沟通成本；对业务而言，也是极大降低了工作效率，不利于公司的项目进度。
因此，笔者根据一路走来合同审查中最常遇到的问题、反复沟通的点、踩过的大大小小坑，结合合同管理制度、合同条款设置指引，总结归纳国有企业合同审查指引四大重点，即审查原则、合同条款、审查要点、常见问题。以期给法务同仁、业务小伙伴像“员工手册”一般的规范性指引，让刚入职、刚接手的小伙伴通过阅读合同审查指引实现合同审查“新手毕业率100%”，避免“常见问题反复再犯”的情况，降低重复犯错的机会成本和试错成本，动态提升法务、业务的工作效率。
一 审查原则
通过结合多数企业合同管理惯常做法、通常交易习惯和企业内部合同管理制度，可以归纳总结合同审查原则。
（一）合同书原则
1.有原则：涉及本单位与第三方主体之间，双方乃至多方的权利义务、业务活动均需要签订书面合同。不仅避免公司出现“合同是否成立、成立了何种合同”争议的风险，还降低业务个人与第三方直接出现勾结损害公司权益的情况。
2.有例外：涉及1万元人民币以下（金额根据企业内部情况调整）的小额经济业务，可无需签订书面合同。在小额的范围内保留灵活空间，一方面避免过于小额的事项进行繁琐流程，提高工作效率，例如向书店采购少量书籍；另一方面，也是考虑某些特殊事项紧迫性的考虑，例如防险救灾时的应急用品采购。
（二）事前签订原则
1.原则上，对于有款项收付内容的业务合同，均需先行签订合同，然后才能履行合同。
2.特殊情况下，有正当理由的，须在合同审批流程备注中特别说明理由，并补全审批手续。出现紧急情况是不可避免，不仅是业务，甚至是法务同仁也会遇到出现紧急的投资项目，法律尽调、财务尽调、资产评估都需立即进场，而相应的合同审批流程还未完成，甚至还会出现尽调结果已有初稿，但仍未签订合同的情况，对于特殊情况下的事实合同，法务同仁应尽可能理解并配合业务人员顺利完成整体闭环。
（三）合同审核原则
明确规定任何人员均须根据合同管理制度进行审核、报批流程，不得在合同未经审核的情况下擅自与第三方主体签订。同时，也需提醒负责管理公司公章、合同章的同事，须检查合同审批流程及合同文本后，再予以盖章。
（四）标准文本原则
建立合同文本库，对于作为甲方的合同、使用频率高的合同、简单但紧急的合同应优先建立格式合同。在签订合同时，优先使用格式合同，尚未制订格式合同的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本。
合同文本库可以分别设置，若集团统一发布模板合同的话，集团、子公司均可直接使用；若子公司根据业务需求单独设置模板合同，则仅子公司本身可直接使用。
二 合同条款
笔者与业务人员、领导沟通过程中也时常遇到前述的情况，要求合同简单直给。法务同仁会收到业务人员起草的合同，内容简单、直接，基本就是公司名称+业务内容+签字盖章条款的“三步走”构成。在法务对业务的修改调整过程中，也会收到业务人员的请求，希望合同修改后仍尽可能的简单。究其根本，一是希望合同能尽量能看得懂，作为非法律工作从业者确实很难看懂长篇大论的专业术语；二是出于合作的信任，在合同初期即蜜月期，双方是心往一处想、力往一处使，难以想到“散伙”后怎么办；三是避免与对方争论，对于非核心条款，例如违约条款、诉讼条款，对违约金金额、诉讼法院争论不休。
（一）基础条款
笔者认为，应当理解业务人员对合同简单直观的要求，同时，也需向业务人员解释合同的基础条款都是缺一不可，以买卖合同为例，基础条款一般包括：
1. 当事人的名称、统一信用代码、住所和电话;
2. 标的;
3. 数量;
4. 质量;
5. 价款或者报酬;
6. 履行期限、地点和方式；
7.违约责任:包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等;
8. 解决争议的方法。
（二）其他重要条款
除基础条款外，重大合同中所涉重要条款也需法务、业务重点关注，重大合同的签订须法务尤为谨慎、尽可能考虑周全。笔者将结合多个实际案例讲述以下条款设置的重要性，并配上具体条款的设置以作参考。具体如下：
1.违约责任条款
约定后续相关维权成本的承担主体（如律师费、差旅费、仲裁/诉讼费、担保费、执行费等各项费用）、违约金设置。
【案例】在A公司诉B公司租赁合同纠纷中，双方签订的租赁合同中，并未约定前述所述条款，导致A公司在收不回租金的情况下，还需支付成本之外的律师费、担保费等等，缺乏违约金条款导致对B公司并无抓手。即便是赢了官司，但仍需支出额外的费用，无法实现维权成本转移承担，也没有违约金抓手，逼迫违约方尽快偿付。
【条款设置参考】
2.保密条款
约定保密义务主体、保密范围、保密期限。
【案例】在A公司与B公司合作合同签订过程中，由于缺乏保密意识，并未签订保密承诺函，也未在合同中约定保密条款，导致合作破裂后，B公司散播A公司的供应商名单、底牌价格等商业信息，造成A公司产生重大损失。若在合同签订过程中，将公司、内部人员和中介机构框入保密义务主体，涉及的合作内容纳入保密范围，保密期限约定永久，并设定高额违约金，那么相对方将会对相关人员、收到资料进行谨慎管理，即便是泄露了信息，公司本身也有违约金进行弥补损失。
【条款设置参考】
3.不可抗力条款
约定损失分担和后续解决方式。
作为合同中最容易忽略的条款就是不可抗力条款，这往往需要法务的关注意识，日常需积累些不同合同类型下的不可抗力条款设置。
【条款设置参考】
4.法律适用及争议解决条款
约定法律适用、争议解决方式（诉讼或仲裁）、争议解决单位。
在涉及境内外、国内外合同中，法律适用条款不可忽视，因为在不同领域的主体签订的合同，可能会涉及不同领域的法律，这往往会增加法务处理诉讼难度和增加公司费用（境外律师与境内律师收费差价较大）。
【条款设置参考】
5.通知送达条款
（1）约定送达地址、联系人、联系电话、传真和电子邮箱；
（2）相应信息变更后的及时通知义务。
在合同纠纷中，缺乏通知送达条款的情形带来的弊端不可忽视。在A公司诉B公司租赁合同纠纷中，B公司“人去楼空”后，导致A公司未能按合同要求履行前置程序，即催缴、开具发票的工作，更影响了法院文书送达，公告送达的时间大大拉长了诉讼的进度。
【条款设置参考】
6.合同解除条款
约定解除事由、单方解除权或双方解除权的条款。
在租赁合同、采购合同、委托合同中，该款条款尤为重要，缺乏约定解除事由和单方解除权，从甲方角度来说，容易导致A公司（甲方）即便不满意B公司（乙方）的工作，也难以直接解除合同，甲、乙方的地位甚至会出现反转。从乙方角度来说，即便是甲方没给钱也要继续干下去，不能直接解除合同，对乙方也是极度不友好的情况。
【条款设置参考】
三 审核要点
合同的审核应该是“业务+法务+财务”各司其职，而不仅仅由法务进行把关。为避免各部门扯皮推诿，应当及时、清晰明确不同部门负责的职责，可参考如下内容：
（一）商务审查
商务审查由合同承办人员对合同相对方资格、商务条款等进行审核把关。
1.相关合同执行财务预算、关联交易情况；
2.数量、价款、金额计算方式正确、数额准确；
3.涉税内容明确、合法，是否存在税务风险方面的问题；
4.对外担保、投资、借款履行相关报批手续；
5.是否存在税务风险方面的问题；
6.付款或收款方式是否符合公司财务规定；
7.其他需要审核财务方面问题；
（二） 财务审查
财务审查由财务人员对合同财税条款、收付款方式等财务条款进行把关。
1.相关合同执行财务预算、关联交易情况；
2.数量、价款、金额计算方式正确、数额准确；
3.涉税内容明确、合法，是否存在税务风险方面的问题；
4.对外担保、投资、借款履行相关报批手续；
5.是否存在税务风险方面的问题；
6.付款或收款方式是否符合公司财务规定；
7.其他需要审核财务方面问题；
（三） 法律审查
法务审查由法务人员对合同主体适格、条款表述、违约责任等法律条款进行把关。
1.审查合同形式是否符合要求；
2.合同主体是否适格；
3.合同条款是否完备、是否符合法律规定和本制度要求；
4.合同约定是否有意思不明、权责不清、前后矛盾的情况；
5.对违约责任、争议的解决方式和管辖的约定是否得当；
6.对可能发生的风险是否有足够防范措施；
7.其他需要审核的法律问题。
四 常见问题
除了前述内容，笔者还整理了与业务过程中常见的10条注意事项，也是非法律人员容易忽视的问题，具体如下:
1.授权代理。若非法定代表人签署合同，需提供授权文件。
2.合同生效条款。注意生效条款：签字并盖章、签名或盖章、具体事由或日期，避免出现合同未生效情况。
3.责任条款。需将口头约定落实为书面约定，避免出现后期争议难以解决。
4.核心条款。确定核心条款与谈判结论一致，包括标的、期限、付款方式、续约签订等等，避免出现谈判结果与签署合同不一致情况。
5.意向书/框架协议。原则上仅明确双方初步合作的意向，如出资安排和高管派驻等具体的权利义务需后续协议进行约定。
6.甲乙方信息前后不一致。检查合同中甲、乙方信息，合同抬头、合同内容及签章保持一致，避免出现甲方变乙方、乙方变甲方等信息混淆情形。
7.引用法律法规时效性。检查合同所引用的法律法规是否现行有效。
8.合同约定内容违反法律规定。检查合同约定内容是否为法律已作出规定、且不允许当事人通过意思自治进行修改的部分。
9.合同争议解决之协议管辖
（1）为避免管辖权异议，建议明确约定争议解决机构;
（2）合同中如约定以诉讼形式解决争议，应以约定任何一方均可依法向我方所在地人民法院提起诉讼为原则。
10.合同附件。检查合同条款中提及的“附件x”是否确有对应附件，引用是否准确。
综上所述，各位法务同仁可以结合自身企业的实际情况，科学合理的撰写“合同管理指引”，合同管理指引不仅是风险防控工具，更是提升运营效率、支持战略决策的管理框架，其效果取决于指引设计的合理性、执行力度及与数字化工具的整合深度。
来源：无讼研究院