摘要：活动主办方提前设置关于活动中产生影像的权益说明，是必须做的动作，比如跟演讲嘉宾、从电视台请来的主持人、大V事先签订协议。活动参与者、志愿者、工作人员不愿意被拍摄并被用作商用素材，怎么办？什么是直播相册加密保护？

原创 张继 会展BEN 2025年04月10日 08:15 北京

3月28日，会展BEN刊登了一篇文章，标题是“华为办活动的这两个提示牌，要不要学？”。

核心意思是，华为举办活动时设置的关于“权限认证的隐私声明”和“活动现场摄影摄像的告知”，该不该学习？

前者暂且不谈，后者是即享影像的擅长领域，因此希望通过“会展BEN”来与MICE活动的从业者探讨一下这个话题。

设置影像提示可免伤

未经允许，传播他人肖像若造成负面影响，即使是非商业用途，仍可能构成侵权其行为，客观上导致当事人被误认，并引发名誉争议，存在法律风险。

而对于肖像权的具体权益规定，可以查看《中华人民共和国民法典》第一千零一十八条第一款之规定，在这里不赘述。

在各类活动中，为了避免影像方面的纠纷，上述文章提到华为的做法是在商务活动的现场设置关于摄影摄像的告知书。

这非常有必要。

作为影像服务商的代表，我也建议主办方在必要的场景中设置合适的提示，内容主要是告知在参与活动中产生的影像将会被合法地应用在日后的宣传与传播中，如果对此项行为有异议，那么可以不进入有提示的区域内，或者不参与将会产生影像的环节。

从法律角度来说，现场设置必要的提示就可以成功避免一部分法律风险，即便有人追究其影像权益的时候，主办方可以提供有利的事实证据。

怎样设置更具操作性的影像提示？

上图中，华为活动中设置的关于影像的提示内容，一方面允许更多人提出质疑或者反对声音，将会增加主办方的服务工作量，特别是一场活动参与的人数众多，这就会让主办方焦头烂额；另一方面在实际操作时难免会出现长久的扯皮沟通，也会影响参会者的体验。

因此，从活动主办方的角度出发，也为了提升参会者的体验感，我认为下图的提示内容更加合适：

版权提醒：

请注意，参加此次活动意味着您已知晓并同意永久授权您的肖像将被合法地使用于此次活动任何媒体的摄影和摄像，包括出现在所有已知的以及今后可能出现的媒体影像作品中且不予追究True Run Media、及其继承人、受让人和被许可人任何性质的责任。如果您不希望受到上述规定的约束，请不要进入这个区域。

直接将影像权益明确，简洁明了，可以帮助活动主办方省去一些工作量，并且这种更具操作性的提示内容，给参会人员更加直观的感受和认知。

从执行角度上来说，除了规避法律风险之外，还要充分考虑到现实情况和参会人员的实际情况，毕竟设置类似的提示是为了保证活动正常、合规、合法地进行。

因此我更推荐主办方参考图3的内容设置必要的提示。

提示和加密保护影像安全

在常规的活动拍摄时，无论是国内国际商务会展活动，在肖像权方面，主办方在活动影像保护方面的考量会比较多。

除了以上提到的线下活动现场摆放必要的提示之外，还可以通过在线上直播相册中添加声明的方式提醒用户，比如图4就是华为的一场活动中设置的授权声明：

当然，在直播相册内除了增加授权声明之外，还可以设置强制性弹窗提示，提醒用户关注并确认隐私权限。

另外，还需要注明删除照片的联系人及通道，一旦出现问题，更有利于快速精准地解决。

如果需要更高级别的影像安全保护服务，还可以采用为直播相册加密的技术，规范用户获得影像的渠道。

图5的做法就是增加了相册的访问控制，设置必要的密码或者验证码，从而保证是有效的客户或者是授权的用户获得官方的影像内容，也最大限度保证了活动影像的安全。

此外，MICE活动还有一些其他需要注意的地方，远离版权纠纷，可以参考另一篇2023年8月31日我发在会展BEN上的文章：多个会展公司已经”中招”！会展圈儿如何远离版权纠纷？。

影像版权保护的3个建议

作为重要的活动影像服务商，即享影像一贯注重对活动影像版权的保护，这也是我们日常工作中的基本服务规范。

在与客户的合同里，我们会特别注明关于肖像权的归属情况，承诺和保障提供或采购的视频人像素材，必须是有商业版权的，不会使用无版权素材，这也是规避风险的最核心做法之一。

即享承诺：从影像服务提供的源头杜绝违法行为的发生，保障客户与用户的合法权益。

当然，在实际操作中，为了避免一定的风险，我也想给活动主办方、承办方几个提醒：

首先，保持与影像服务商的持续沟通，遇到需要删除影像的需求，尽快第一时间联系服务商进行删除操作。

在实际操作中，我们遇到过要求从相册中删除照片的情况，或者针对特写照片删除的情况，而这种特写照片，原则上主办方都已知晓是不可以直接商用对外传播的影像，也有被拍摄者不满意拍摄的作品，应尽快从直播相册中删除。

其次，建议活动组织者与部分人群提前签署肖像权或影像商用协议。

活动主办方在对外传播的物料中带有人物或者场景的特写照片，通常会是活动的嘉宾、主持人、网红大v等人群，建议主办方提早与其签署肖像权协议或者必要的影像商用协议，避免纷争。

最后，活动主办做好权衡，积极承担在避免影像版权方面纠纷的必要成本。

大型活动的参与人数多，有嘉宾、参会者（观众），也有演出人员、志愿者。 如果有一部分人基于这种风险提示，找到主办方要求在所有对外宣发的影像素材中不允许自己的形象出现，对于后期活动对外宣发视频和图片使用上会有一定的影响，可能会增加后期的判别工作量，也可能会造成某些非常精彩的影像素材不能正常使用。

因此，我建议主办方最好可以给出的提示明确影像版权归属，如果不同意，可以不进入或者不参与可能产生影响的区域、环节。

影像产品是一场活动IP的核心资产之一，在有效做好版权保护的前提下创新内容生产和传播，是所有MICE活动主办方都关心的关键问题之一。

影像核心价值的实现必须建立在合法、合规的基础之上。

如今，中国企业通过活动实现出海，中外交流也愈加频繁，通过设置关于影像权益的提示来强调影像版权的重要性，对保证企业品牌及合法合规权益也具有重要作用。

让每张照片都成为品牌传播的好助手，每个镜头都讲述合规故事。

可以说，重视影像版权，对于快速发展的MICE行业来说，是一场必修课。

作者：张继

即享影像CEO

会展BEN特约作家

中国会展经济研究会新媒体营销专委会委员

来源：会展BEN