摘要：说到Excel里的批注，很多人第一反应就是简单写个备注，提示一下别人这个格子代表啥意思。

说到Excel里的批注，很多人第一反应就是简单写个备注，提示一下别人这个格子代表啥意思。

说实话，我以前也是这么用的。

简单、方便，但好像也没啥特别的。

可后来我才发现，这个小小的批注，其实藏着不少“隐藏技能”。

不夸张地说，用得好，批注能直接提升你整个表格的专业度。

无论是做汇报、整理数据，还是团队协作，它都能帮上大忙。

而在Excel批注功能里面，有三种特别实用但又不常被注意的用法。

操作步骤都不复杂，但效果一个比一个惊艳。

你是不是一直以为，批注就只能打几个字？

最多加个名字，简单说明一下内容就结束了？

其实，Excel的批注还能插入图片。

听上去是不是有点意思？但更厉害的是，用起来真不难。

你想象一下，一个销售表格，鼠标一移过去，跳出来的是产品照片；或者一个教学用表格，批注里展示的是示意图……那种视觉冲击力，文字根本比不了。

具体怎么弄？其实就几步：

先选中你要加批注的单元格，右键点“插入批注”。

接着，把鼠标挪到批注框的边框上。

等光标变成一个十字形的箭头，再右键点“设置批注格式”。

这时候会弹出一个设置窗口，找到“颜色与线条”这一栏。

点一下“填充颜色”，再点“其他颜色”，你会看到有个“填充效果”可以选。

点进去后，找到“图片”这个选项。

然后你就可以从电脑里选一张图片插进去，点“确定”保存。

就这么简单。

操作不到一分钟，但做出来的效果，一眼就能让人记住。

如果你要做汇报，或者要发给客户看，这种视觉化的小技巧，真的能加不少分。

有时候我们在处理别人发来的Excel时，会发现好多格子都带着批注。

一两个还好，点开看看也不麻烦。

但要是几十个、上百个呢？还一个一个点？那不累疯才怪。

其实，根本不用这么苦。

你只要用一段小小的VBA代码，就能一键提取所有批注的内容。

又快又稳，不管多少条都能轻松搞定。

方法也不难，照着做就行。

第一步，先按下 `Alt + F11`，打开VBA编辑器。

然后，在左边的项目里点“插入”，选“模块”。

接下来，把下面这段代码复制进去：

Public Function PZ(i As Range)

On Error Resume Next

Application.Volatile True

PZ = i.Cells.Comment.Text

End Function

写完之后，点一下上方的保存按钮，然后可以关掉这个窗口。

回到Excel，在你想显示批注内容的单元格里，输入公式：`=PZ(A1)`

A1是你要提取批注的格子。

要提很多？那就像平常拖动公式那样，向下拉。

几百条批注内容，几秒钟就全出来了。

是不是一下子轻松很多？

用这个办法，不仅省事，还能把批注内容整理成一整列，方便统一查阅或汇总。

尤其是多人协作的场景，谁写了什么，哪一格有说明，一目了然。

很多人都不知道，其实Excel的批注可以打印出来。

是不是觉得有点不可思议？毕竟，批注是藏在单元格里的小东西，默认情况下是不会出现在打印表格里的。

不过，如果你真的需要打印这些批注，操作起来其实也很简单。

首先，点开“页面布局”选项卡，在右下角找到“页面设置”的小按钮，点开它。

然后，在弹出的窗口里，切换到“工作表”选项卡。

在这里你会看到一个“批注”设置，点击后，你会发现有两个选择：

- 工作表末尾：这个选项会把批注打印到表格的最后一页，像附加资料一样。

- 如同工作表中的显示：这个选项会按批注在表格中的实际位置打印出来，就像你平时看到的样子。

选择适合自己的方式，点确认，就OK了。

无论你是想让批注放在最后一页，还是直接和表格内容一起显示，这个功能都能帮你把批注带到纸上。

是不是很方便？以后打印表格时，大家就不用担心批注被遗漏了。

▽

看到这里，相信你已经掌握了Excel批注功能的一些实用技巧。

无论是插入图片、批量提取内容，还是打印批注，所有这些操作都让Excel的批注功能变得更加多样化。

但其实，批注的作用远不止这些。

对于每一个经常使用Excel的人来说，灵活运用批注，能让你的表格不仅更具视觉效果，还能提高工作效率。

当你把这些批注技巧融入日常工作时，你会发现，Excel不仅仅是一个数据处理工具，它还可以成为你高效沟通、记录想法和整理信息的重要助手。

如果你想要在Excel中做到更精细、专业的操作。

可以用我本人特意定制的高级Ai提示词用来提问Ai，让它帮助你更好地掌握批注功能：

直接复制粘贴使用，本人专业定制的高级Ai提示词如下：

假设你是一位有10年以上工作经验的资深Excel专家，负责为高级Excel用户提供定制化的培训与咨询服务。请以专家身份提供关于Microsoft Excel中‘批注’功能的全面、精准解析，要求包括以下内容：

1. 批注的基本功能与操作

- 作为专家，你将指导用户如何在Excel中插入、编辑与删除批注，明确区分批注与注释的操作步骤；

- 如何调整批注的显示设置，包括选择性显示、批注框样式、透明度、字体大小与颜色等；

- 批注与‘注释’的功能区别，特别是在Excel不同版本中的差异。

2. 批注的高级功能

- 专家会向用户展示如何通过批注进行高级格式化（字体、颜色、背景），以及如何在批注内插入公式或超链接，举例说明其在实际工作中的应用；

- 如何利用批注与Excel的‘数据验证’结合，提高数据输入准确性并向用户提供即时提示；

- 作为专家，你需要详细讲解如何通过VBA编程实现批量批注的管理、自动化添加与删除批注。

3. 协作与批注管理

- 针对多人协作，专家需要为用户提供如何在Excel共享工作簿中管理批注的技巧，确保批注的有效协作；

- 批注回复功能与审阅功能的结合使用，在团队协作中如何高效追踪批注的修改历史及讨论记录；

- 专家会为用户提供Excel 365版本下批注管理的最佳实践，确保批注内容在多人同时编辑时不会丢失或冲突。

4. 批注的优化技巧

- 专家应向用户传授如何在大型工作簿中使用批注的优化技巧，包括如何通过组织结构与导航工具高效管理大量批注；

- 讨论批注与数据透视表、条件格式、表格数据等高级功能结合使用的注意事项，特别是在多维数据分析中的批注作用。

5. Excel版本间批注功能的差异

- 作为专家，你将深入比较Excel 2016、2019与Excel 365中的批注功能差异，详细说明每个版本的功能更新与变化，以及如何根据版本选择合适的批注操作方式。

请提供每个部分的详细步骤和实际操作中的技巧，同时考虑到用户在操作过程中可能遇到的难点与常见问题，给出对应的解决方案。

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来源：宠物繁育专家一点号