摘要：宝子们，留学申请路上，写邮件这事儿可太关键啦！不管是自己DIY申请，还是找机构帮忙，学会给大学写邮件，申请过程绝对能事半功倍。而且，到了学校上课后，邮件更是日常沟通的必备工具，用得好，能帮你解决好多问题呢！
宝子们，留学申请路上，写邮件这事儿可太关键啦！不管是自己DIY申请，还是找机构帮忙，学会给大学写邮件，申请过程绝对能事半功倍。而且，到了学校上课后，邮件更是日常沟通的必备工具，用得好，能帮你解决好多问题呢！
邮件沟通适合那些不那么急的问题，比如需要清晰表达、传递文件或者保留沟通记录的情况。相比打电话，邮件成本低，时间自由，还不太费精力。只要掌握好下面这几个要点，邮件就能成为超有效的沟通工具啦。
跟学校沟通之前，一定要先搞清楚问题属于哪个部门，不然邮件转来转去，最后找不到负责人，那可就浪费时间啦。
本科录取问题：找undergraduate admission office（本科招生办公室）。硕士录取问题：找postgraduate admission office（研究生招生办公室）。专业/课程问题：联系programme director（项目主任）或者学院负责人。语言课问题：找language center（语言中心）。宿舍申请/分配问题：联系accommodation office（住宿办公室）。系统登录或网页问题：找IT部门。如果不太确定问题到底归哪个部门管，可以在发邮件的时候抄送给另一个部门。比如交了学费没收到确认，就可以给cashier office（财务办公室）发邮件，同时抄送给admission office（招生办公室）。要是不想让对方知道你同时发给了两个人，还可以选择密送哦。
找联系方式也不难，可以从学校之前发给你的邮件里找发件人邮箱，或者看看邮件内容、落款有没有线索；学校给你的offer或者其他文件的页眉、页脚也可能会有联系方式；实在找不到，就去学校官网看看，contact页面或者Study / Apply / Prospective Student这些板块下通常会有具体邮箱地址。
学校每天要处理好多好多邮件，尤其是申请高峰期，招生办公室的老师们忙得脚不沾地。如果邮件标题没写好，学校可能就答非所问，解决不了你的问题。有些大公司内部邮件甚至要求把重点直接写在标题里，只看标题就能分类。虽然邮件标题完全体现内容有点难，但至少要让学校知道你想干嘛。标题里可以包括这些内容：
邮件类型：比如Enquiry（咨询）、Status follow up（跟进状态）、New Application（新申请）、Request（请求）。问题类型：比如Entry Requirements Enquiry of MSc Management programme（MSc管理学硕士课程入学要求咨询）。你的身份：如果已经递交申请，可以写上姓名和学生号，像Request for pre-sessional language course application form - San ZHANG s5124563（请求预科语言课程申请表 - 张三 学号s5124563）。如果还没申请，处于咨询阶段，可以归类一下身份，比如Enquiry of application timeline for international postgraduate applicants（国际研究生申请者申请时间咨询）。提示信息：如果有什么特别重要的信息，比如Postgraduate students accommodation application for Fall 2020 intake, airport pick-up required（2020年秋季入学研究生住宿申请，需要机场接送），也可以写在标题里。特殊标示：如果是紧急邮件，就标“Urgent”；要是想找具体负责人，写“Atten + 姓名”；如果需要对方回复，就加“Response required”，不需要回复就写“Response not required”。打招呼是基本礼貌哦。可以根据对方的身份和你们的熟悉程度来选称呼，比如：
Dear Admission Officer（亲爱的招生官）Dear Professor（亲爱的教授）Dear Sir/Madam（尊敬的先生/女士）Dear Mr. James（亲爱的詹姆斯先生）Hi Sara,（嗨，萨拉）Hello Ms. Forrest（你好，福雷斯特女士）简单介绍一下自己，让对方知道你是谁。比如：
I am an international applicant interested in applying for the MSc Marketing programme.（我是一名对MSc市场营销专业感兴趣的国际申请者。）I just submitted my application to the MSc Marketing programme for Semester 2 intake of 2020, and my application number is 123456.（我刚刚提交了2020年第二学期入学的MSc市场营销专业的申请，申请号是123456。）直接说清楚来意，用简单直白的语言告诉对方你想做什么。别啰啰嗦嗦，不要大段铺垫，也不要找各种理由。歪果仁的脑回路和我们不太一样，太复杂的背景介绍他们可能就抓不住重点了。要是必须得介绍背景，那就先说重点，再简单说背景。
这一部分超重要，千万别让对方去猜！你希望对方回答问题、发送文件，还是尽快审理申请，都要用简洁礼貌的方式说出来，要是有特殊要求，也别忘了提哦。
结束的时候，礼貌地表示感谢或者祝愿，别写得太长，不然对方可能会觉得不舒服。比如：
Thank you for your time and patience（感谢您的时间和耐心）Have a nice day（祝您有美好的一天）Best regards（此致 敬礼）Warm regards（温馨问候）Sincerely yours（你真诚的）Best wishes（最美好的祝愿）最后写上自己的名字，还可以附带联系方式、学生号或者其他能让学校认出你的信息。
宝子们，邮件可不是essay或者statement，它的主要功能是传达信息，所以一定要简单、简洁。太长的邮件学校可能根本不会回复，或者回复得特别慢。要是邮件里要解决的问题比较多，建议标上序号，分条列点写清楚，别让对方去费劲找重点。
有些同学为了引起注意，同一封邮件发好几遍，这可不行哦。这样很容易让对方反感，试想一下，你忙得要命的时候收到好几封一模一样的邮件，心情能好吗？而且有些强迫症患者还会去比对每封邮件是不是完全一样，这种“大家来找茬”的游戏在忙碌的时候可一点都不好玩。
要是真的有紧急情况，当然可以标注紧急符号，但别每封邮件都标，不然就显得你很任性啦。
正文中别直接加图片或者文件，对方可能没法查看。把它们添加到附件里更稳妥。文件别太大，太大了下载会有问题，记得调整大小。要是同一份文件有多个页面，学会用Adobe PDF合并后再发送哦。
Could you please help...（您能帮忙……吗）Please kindly advise...（请您告知……）Is it possible to...（是否可以……）May I expect...（我能期待……吗）Who should I address to...（我应该联系谁……）I sincerely hope...（我衷心希望……）I would be grateful if...（如果……我会很感激）It's a great favor that...（这是很大的帮助……）通常情况下，情态动词的过去式比现在时更礼貌哦。
另一方面，谦和不代表要无下限忍让。要是遇到不合理的情况，或者学校处理得不公平，我们一定要摆出事实和依据，争取自己的权益。
宝子们，虽然邮件很方便，但它毕竟不是即时通信工具，有时候信息会有延迟甚至遗漏。学校邮箱里可能积压了好多未读邮件，处理完可能已经过了好几天，有时候不小心点开邮件又没回复，那我们苦苦等待的回信可能就没了。所以，要是有特别着急的问题，还是打个电话更直接！不过，电话沟通对英语口语要求比较高，还需要快速反应，很多同学可能不太喜欢。大家可以根据自己的情况，把握好邮件和电话的使用“度”哦。
好啦，以上就是给大学写邮件的超全攻略啦，希望对宝子们的留学申请之路有所帮助。祝大家申请顺利，都能拿到心仪的offer哦！
来源：铁锤学姐