摘要：说白了就是办公自动化系统。现在你但凡进一个公司，特别是稍微有点规模的，OA是标配，不是有没有的问题，是你逃都逃不掉。

说到OA系统，很多在职场混的人应该都深有体会。

什么是OA？

说白了就是办公自动化系统。现在你但凡进一个公司，特别是稍微有点规模的，OA是标配，不是有没有的问题，是你逃都逃不掉。

每天早上打开电脑的第一件事，不是看邮件，不是打开钉钉，而是先打个卡。请假要在OA上提申请，报销要OA上填单，发个通知都要挂OA走流程。还有最经典的，“请A审批，B知会，C抄送，D备查”——一堆人一眼看去你都不认识，但全都在流程里等你“确认”或“同意”。

你有没有想过一个问题：中国企业为什么这么爱用OA？

是怕员工犯错？怕流程混乱？还是，怕出问题了没人背锅？

咱今天就来好好聊聊这个事。

一、OA本来是好东西，怎么变了味？

OA最初是干嘛的？说白了就是为了让办公更高效、信息传递更流畅、流程管理更透明>>>https://s.fanruan.com/4j5to

它该是这样的：

让请假、报销、采购等流程更标准化；

让审批记录有据可查；

让跨部门、跨区域的沟通不用天天跑腿；

让文件传递和存档变得电子化、自动化。

但现实中，我们很多企业的OA系统，却变成了一个“任务堆积地”和“责任分散器”：

请个假要三层审批，层层签字才敢走；

报个销流程复杂到你宁愿自掏腰包；

抄送一堆人，没人真正看，也没人敢不看；

到了关键节点，一句“系统没走流程”，所有责任就“谁也不担”。

这哪里是高效？根本是把“甩锅”机制写进了代码里！

二、“怕出错”是假，真正是“怕担责”！

很多人以为，OA流程复杂，是为了防止出错。 比如采购不审批，可能多花钱；用印不登记，可能违规；请假不报批，影响排班……

这些说法听上去有理，但往深里想——这真的是“防错”吗？其实不是，更多是“防责”：

层层审批，是为了“责任转移” 一件事从主管审批、总监审批、到总经理，再到行政抄送、财务知会，流程越复杂，责任越分散。 谁都不会真正拍板，因为只要不是“我一个人决定的”，出了问题“大家都有份”。

抄送功能，是为了“留下痕迹” 很多OA操作，最底部一行“抄送至：张三、李四、王五、全体部门成员”。 你要是问为啥这么多人？答：以防万一，大家都看到，事出有因。 真有人仔细看吗？大多数人点进去都在想“跟我有关吗？不回是不是不合群？”

打卡制度，是为了“量化管理” 表面是考勤，其实背后很多企业拿来当“绩效指标”、“扣薪手段”。 一天晚到1分钟，系统自动标红，哪怕你是加班到凌晨的人，也别想不扣工资。

一句话总结： OA系统在中国很多企业，不是用来提高效率的，而是用来“划分责任边界”和“保障领导安全”的。怕的不是员工失误，而是出了事后“没人背锅”。

三、为什么中国企业特别爱用OA？

你可能会问：别的国家也用OA，怎么中国企业这么沉迷？

因为中国企业的管理文化，有三个“潜规则”：

1. “事事要留痕，人人要免责”

很多管理者的逻辑是：别出事，出事别怪我。

所以做任何事情，第一反应是“走流程”，而不是“怎么做更好”。 流程就像一张“护身符”，谁都怕事，谁都想留痕。

2. “领导不拍板，流程拍板”

很多公司层级太多，一个主管做不了决定，要经理定；经理又说得问总监；总监再说得请示总经理…… 最后“决定权”不是由业务说了算，而是由“流程”说了算。

一层一层往上推，其实没有人愿意真负责。 所以流程越多，说明这个公司越“缺乏信任”，也越“怕事”。

3. “合规第一，效率第二”

很多公司一旦涉及钱、人、合同、法律，第一反应不是“怎么解决”，而是“流程有没有走完”、“有没有漏洞”。

这就导致企业内部越来越官僚，越来越像政府单位。做事先问流程，不问逻辑。 谁敢拍板？没人。大家都靠OA系统“决定”是否可行。

四、OA系统不是错，错的是“用OA的思维”

要想把OA系统真正用好，关键不是软件装了多少功能，而是你有没有想明白：

OA系统的核心作用是什么？它是服务“业务”的，不是服务“甩锅”的！

所以我们一个一个来详细说。

第一条：流程简单清晰，能自动就别手动

这句话听着简单，但真做到的公司不多。

现实案例一：请个假要审批三层，一层没点，流程卡死 很多公司请假系统设置得非常复杂

说到底就是怕有人“偷假”。但你想，一个人请半天年假，要不要动用到副总经理？流程越长，事越小越浪费时间。公司不该“耗时防小错”，应该“快速放权、集中盯大事”。

怎么改？

年假、调休、短假，由直属上级审批即可；

系统内设置额度限制，比如“3天以内、预算内、金额不超标”的项目自动流转；

日常办公类采购，低于5000元的项目，不要层层审批，给团队负责人额度授权。

OA是工具，不是“权力转移器”。你该批的，别推给别人；不该你批的，别装模作样批了又不担责。

第二条：权责明确，别“流程决定一切”

你有没有见过这种情况？一个事情没人拍板，所有人都说：“你把流程走一下，我看看再说。”

啥意思？不愿拍板，要看系统批得咋样。最后你发现，系统批得也不是很明确，大家还是不动。然后就这样拖着。

本质问题是：权责不匹配，大家都“假审批”

领导不想担责，就说走流程；中层没有授权，也只好“走个过场”；一线执行者等着指令，谁都不真做决定。

什么是权责明确？

谁对这个项目最清楚？就让谁拥有“审批权”；

谁最靠近执行？就让谁拥有“否决权”；

谁最担后果？就让谁拥有“拍板权”。

举个例子：

设计部门请了个外包设计师，预算2000元，主管一看OK，直接通过，系统走完就付款；

如果非得财务经理、总经理、董事长都点一遍“同意”，其实就没人对这事“真正负责”。

权责不清，只会制造“假责任”，大家都批过但没人真正“确认”或“思考”，反而出了问题谁都能说：‘我就是批个流程啊’。

第三条：用系统记录结果，而不是替代判断

很多管理者把OA流程当成了“审批判断”的替代品。

比如你问他：“为啥批了这个报价？” 他回答你：“系统流程都走完了啊。”

可你再追问：“你看过供应商资质没？” 答不上来了。

这就说明他根本没有真正判断，而只是把审批当“流程动作”来完成，不是用专业在把关，而是在打卡式审批。

要命的是——出了问题，这种人还能理直气壮地说：‘我是按流程走的，系统也没报警’。

解决方案是：

在关键审批节点，加入“判断责任提示”或者“风险提醒机制”，比如： 系统提示：“该供应商未通过资质验证，是否仍要继续？” 审批人需打勾确认“我已知晓并承担判断责任”，才能进入下一步；

对于重大事项，系统不光走流程，还得记录“判断说明”，比如：“选择B供应商而非A，因报价合理、交期稳定”。

OA不能只记录“流程经过”，更要记录“判断逻辑”。否则它就成了躲避思考的工具。

第四条：抄送精简，知情人有限，责任更清晰

这是现在OA系统最“病态”的使用方式：随便一封申请抄送十几个人，领导、同事、部门所有人、甚至连公司合伙人都被拖下水。

你问申请人：为啥抄送这么多人？ 答：怕漏了谁，到时候说没通知；而且“抄送一下也不碍事”。

你问被抄送的人：你真看了吗？ 答：没时间看，也不知道为啥抄我。

这就形成了一个奇怪的局面： 一件事，大家都被知会了，但其实没有一个人真正“了解”或者“负责”。

抄送变成了“甩锅护身符”。

怎么办？很简单：

所有抄送栏设置成“限人制”，比如最多5人，超过要说明理由；

抄送人必须有“知情作用”，比如： 抄送人需在流程中做确认或补充说明； 系统提示：该抄送人是否为关键知情人？如否请删除；

系统定期统计“抄送阅读率”，让滥用的人意识到这是资源浪费。

OA不是“通知越多越安全”，而是“通知精准才有效”。知情人越少，责任才越清晰。

OA 系统应用问题 Q&A

1. 流程优化类问题

问：如何避免 OA 流程过度复杂化影响效率？
答：实施 “三层分级审批法”：

基础事务自动化：设定阈值（如 3 天内年假、5000 元以下采购），系统自动审批并归档，减少人工干预；

专业事务授权制：将技术方案评审、供应商选择等专业事项，授权给部门负责人或技术专家 “单一审批”，并在系统记录决策依据；

重大事项闭环管理：超过 50 万元的项目、人事任免等，采用 “流程 + 会议纪要” 结合模式，OA 仅记录最终审批结果，避免重复流转。

2. 权责匹配类问题

问：跨部门协作中 OA 流程停滞，责任不明确怎么办？
答：构建 “角色 - 权限 - 时效” 三角模型：

角色定义：在 OA 系统中明确 “经办人（发起）、审批人（决策）、知情人（监督）” 三类角色，禁止 “模糊抄送”；

超时预警：设置审批时效（如常规流程 24 小时、紧急流程 4 小时），超时未处理自动触发邮件 / 短信催办，并抄送其上级；

责任追溯：系统自动生成《流程责任矩阵》，记录各节点处理时间、修改痕迹，对无合理理由延迟审批的，纳入季度绩效考核。

3. 系统效能类问题

问：如何提升 OA 系统的实际使用率与价值？
答：推行 “需求导向 + 数据驱动” 改进机制：

一线调研机制：每季度开展 OA 使用访谈，收集高频痛点（如移动端适配差、报表导出复杂），优先级排序后纳入系统迭代计划；

功能整合策略：将 OA 与企业微信、ERP 等系统打通，实现单点登录与数据互通（如报销单自动关联采购订单），减少重复录入；

使用效能分析：后台生成《流程健康度报告》，统计各部门流程平均耗时、审批通过率、异常终止率等指标，对低效环节定向优化（如某部门合同审批平均耗时超 5 天，需调整审批层级）。
案例：某互联网企业通过精简抄送规则（单次最多 3 人）、授权主管直接审批 5 万元内费用，使日常流程效率提升 40%，员工满意度从 52% 提升至 78%。

最后说一句：

很多人用OA，是出于“自保”的心态。但一个组织如果人人都用流程自保，那最终就是——大家都“看起来很努力”，但没人真正“做了决策”。

所以要用好OA系统，必须从公司管理层开始“破冰”：

要让管理者敢授权，别怕承担；

要让员工信任制度，而不是逃避判断；

要让系统做记录的事，而不是替你判断的事。

来源：小安说科技