摘要：把“数字化”这三个字给拆开看，它其实就是从原来那些靠纸、靠手工、靠人跑腿的工作方式，慢慢变成用电脑、用手机、用各种软件、系统、APP来处理工作。
把“数字化”这三个字给拆开看，它其实就是从原来那些靠纸、靠手工、靠人跑腿的工作方式，慢慢变成用电脑、用手机、用各种软件、系统、APP来处理工作。
说白了，就是把办公这件事儿“搬”到线上，让电脑干人以前要亲自干的活，而且干得又快又准。
比如说：
原来请个假得找领导签字、盖章，现在打开手机钉钉点两下就能走流程；原来报销得贴发票、填表格、找财务，现在直接拍张发票照片上传，一键提交；原来项目进度要开会说、白板上写，现在一个“协同工具”里就能看得清清楚楚；原来同事之间交流靠见面，现在开个视频会、发个工作群消息就能搞定。这些都属于数字化办公的“表现形式”。
所以，数字化办公，简单说就是 让办公不再靠跑腿，而是靠“点点鼠标、戳戳手机”来完成各种工作流程。
说白了就是让同事之间、上下级之间沟通更顺畅的工具。
代表产品有：
钉钉、企业微信、飞书：聊天、视频会议、打卡、审批都可以搞定；Zoom、腾讯会议：远程会议用的；Slack、Notion、Jira：适合互联网公司搞协同管理的工具。这些工具的作用：
“少走神、快决策、好协作”
以前开会得凑人，写方案得发邮件，反馈还慢。现在呢，一条消息就能把事说清楚，还能实时改文档、拉人进来讨论，效率倍儿高。
OA系统你可以理解为“老板用来盯流程、员工用来干活”的一个大平台。
请假、报销、出差申请、采购申请员工入职离职、培训记录、考勤打卡审批流程、表单模板等等举个最接地气的例子：你要请年假，不用再填表找人签字，直接上OA系统提交，系统一层一层自动往上送，该谁批就谁批，一目了然。
这些是用来“替代U盘、共享文件夹、打印纸质资料”的。
阿里云盘、腾讯微云、百度网盘企业版、OneDrive、Google Drive飞书文档、石墨文档、腾讯文档用处在哪？
“文件随时存、随地改、共享方便”
比如说，项目资料都放在云盘上，同事们谁要用随时可以访问，还能分权限，有的人能看，有的人能改，省去了反复发文件、担心版本错乱的烦恼。
这类工具最适合多人合作项目，比如搞活动、开发软件、做策划等等。
主流工具有：
Trello、Asana、ClickUp、Jira、Worktile、Tower这些工具能干嘛？
把任务拆成小块，分派给不同的人每个任务设置时间节点、进度状态所有人都能看到项目目前干到哪儿了你可以想象成一个“看板墙”，每个小卡片就是一个任务，谁在做、做得咋样、啥时候能交，全都写清楚。
这三块是“企业后台”的数字化核心：
人事系统：记录员工信息、工资、考勤、绩效等财务系统：管钱的，包括费用审批、对账、开票、报销、财务报表CRM（客户关系管理）系统：销售部门常用，记录客户信息、跟进记录、订单状态这三大块数字化之后，企业管理层能随时掌握情况，员工也能少很多重复性劳动，效率上去了，差错少了。
说了这么多，你可能会问：“那到底有啥用？”，我们用白话总结一下它的核心价值：
流程不再靠纸和人，靠系统，提速是真快。比如原来一天批不了的报销流程，现在几分钟就能走完。
谁做了啥、做到哪儿了、责任归谁，一目了然。不用你争我吵，系统自动记录，公平公正。
疫情那几年大家深有体会，不能进办公室怎么办？数字化办公一上，人在家里也能开会、写报告、走流程，照样运转。
✅ 管理更科学数据是最宝贵的资源。系统会自动记录数据，比如哪个部门审批最慢、哪个员工效率高、哪个客户快成交。老板用这些数据来做决策，方向更准、风险更低。
其实绝大多数行业都适合，只是深度不一样。我们来看看几个典型的：
互联网公司：几乎完全数字化办公，很多公司连办公室都没有，全员远程。制造业：数字化不光在办公室，还延伸到生产环节，比如ERP、MES系统。房地产、建筑类：项目多、周期长，用数字化工具可以把项目管得清清楚楚。教育培训类：线上教学、在线备课、数字化排课系统都非常依赖数字办公。医疗行业：远程会诊、电子病例、医护协同系统，现在都越来越普遍。政府机关、国企单位：近几年也在大力推进办公系统电子化，比如政务OA、网上办事大厅等。一个系统里做的请假记录，另一个系统里查不到；客户数据在CRM里，销售数据在ERP里，互相对不上。
解决办法：选择能集成的平台、打通数据接口
❌ 忽视数据安全数字化办公不是说你买几个系统装上就完事了，而是从根子上改变工作方式，让你的企业“轻量化”、“高效化”、“移动化”。
它真正厉害的地方，不是让你用手机打卡、用APP请假，而是让你和你的团队从“人管人”变成“系统管流程”，从“凭经验办事”变成“靠数据决策”，从“办公室里干活”变成“随时随地都能搞定”。
所以，如果你是员工，多了解这些工具、善用它们，会让你轻松不少；如果你是老板，那更要想清楚如何规划、选型、推动数字化，不然搞半天变成“花钱买折腾”。
来源：简道云