摘要：随着企业规模的持续扩大和市场竞争的日益激烈，高频差旅与费用报销已成为企业日常运营中不可或缺的一部分，但其背后隐藏着效率低下与成本失控的双重风险。

随着企业规模的持续扩大和市场竞争的日益激烈，高频差旅与费用报销已成为企业日常运营中不可或缺的一部分，但其背后隐藏着效率低下与成本失控的双重风险。

以差旅平台分贝通签约伙伴——某国内领先的人工智能企业为例。该企业在持续推动技术研发与市场扩张的过程中，其员工频繁的商旅与报销需求成为管理中的一大难点。面对不断攀升的差旅支出与复杂的报销流程，该企业亟需一套能够全面提升效率、精准优化成本并实现全流程管控的数字化解决方案。

一、差旅管理痛点分析

1.报销单量巨大：员工月均报销单量高达800张，财务审核工作繁重且耗时长，现有管理模式难以满足企业快速扩张的需求。

2.效率低下：报销与审批环节繁琐，员工需投入大量时间处理报销事务，影响了对核心业务的专注度和整体生产力。

3.数据分散：商旅与财务系统独立运行，导致数据孤立，无法实现统一整合与精准统计，进一步加剧了管理难度。

报销背后的隐性问题：缺乏全流程管理，财务部门难以及时掌握项目投入产出情况，无法实现有效的成本核算与优化。

二、一体化差旅管理解决方案：赋能企业降本增效

面对上述挑战，分贝通差旅平台为该企业量身打造了一套一体化差旅管理解决方案，通过覆盖事前预算规则管控、事中动态成本优化、事后数据BI支持的全流程闭环管理，全面提升企业商旅管理效率的同时，有效实现降本目标。以下是该方案的具体实现路径：

1. 事前预算规则管控：从源头优化支出

通过规则的智能预设，分贝通差旅平台帮助企业在差旅申请阶段就对成本进行精准把控。

比如动态预算管控，差旅平台分贝通根据企业制定的成本优化策略，预设航班、酒店、火车等出行方式的费用标准，确保员工优先选择经济型方案。例如，高铁优于航班、经济型酒店优于高星级酒店，从源头避免高额支出。

又如规则实时提醒，在员工提交差旅申请时，系统自动校验其是否符合预算规则，并推荐符合成本优化政策的替代方案，杜绝超预算行为的发生。

通过差旅平台分贝通对预算规则的精准设定，企业能够在源头就平衡好出行效率与成本控制，为整体降本目标奠定基础。

2. 事中动态成本优化：降低无效支出

在差旅执行过程中，分贝通在源头通过实时优化功能确保每一笔支出都符合企业的降本策略：

全场景整合：差旅平台分贝通将商旅用餐、补助福利、员工借支等高频支出场景与ERP系统无缝对接，实现报销数据的自动上传与同步，无需人工干预。报销审核时间大幅缩短，同时减少了重复劳动，优化了财务管理效率。

全链路优化：分贝通差旅平台通过整合航班、酒店、火车及用车方案，系统动态分析并推荐最优成本方案。例如，当短途高铁价格低于航班且时间相当时，系统自动推荐高铁方案，从而保障员工出行效率的同时，最大限度降低费用。

智能化规则触发：在审批阶段，差旅平台实时检测并提醒超预算行为，同时根据政策和实际需求推荐符合成本优化的替代方案，如切换至价格更低的航班或调整用车服务。这种动态优化不仅提升了差旅管理效率，更直接降低了企业的差旅成本。

3. 事后数据BI支持：数据驱动精准降本

差旅完成后，差旅平台分贝通通过强大的BI分析功能帮助企业实现从财务到业务的深度融合：

实时反映项目支出：差旅平台分贝通将OA系统与财务系统打通，通过分贝通的数据BI功能实时反映项目的实际支出情况，帮助财务与业务负责人直观分析投入产出是否匹配。对于支出异常或超出预算的项目，系统能快速定位并提示相关负责人进行调整。

数据驱动决策：差旅平台分贝通可以生成详细的费用报告，精准统计各类费用占比及异常支出点，为企业聚焦高成本场景提供依据。基于这些数据，企业可以实施针对性的降本措施，例如重新调整差旅政策、优化航线优选规则等，持续优化成本结构。

显著成果：降本增效的全面体现

通过分贝通的一体化差旅管理解决方案，该人工智能企业在成本优化与精细化管控方面取得了显著成效，具体体现在以下两个关键层面：

差旅支出降低

通过全链路动态优化和智能推荐，企业单次出行费用下降了20%～30%，有效减少了高频差旅场景中的无效开支，显著优化了成本结构。

2. 精细化成本管控

分贝通数据BI分析功能帮助企业实时监控差旅支出结构及异常点，快速定位高成本场景并实施针对性的优化措施。同时，通过数据互通和整合，该企业实现了以投入产出比为导向的精细化管理，确保资源配置更加科学合理，进一步提升了成本控制的精准性。

四、总结：一体化差旅管理方案，助力企业实现降本增效

在效率低下与成本失控的双重挑战下，传统的差旅管理方式已无法满足企业日益复杂的需求。而分贝通的一体化差旅管理解决方案，为企业提供了从预算规划到实时优化，再到数据反馈的全流程闭环管理模式，成功推动了管理模式的数字化与精细化升级。

以案例中的人工智能企业为例，其高频商旅与复杂报销的难题在引入分贝通后得到了显著改善。通过全链路动态优化和数据驱动的精细化管理，该企业不仅在源头有效控制了成本，还在执行和反馈阶段实现了降本增效的双重目标。这一实践表明，分贝通的一体化差旅管理方案，能够帮助企业从容应对复杂的差旅需求，打造以数据为核心的智能化管理体系。这种降本增效的综合效应，让分贝通的解决方案成为众多企业差旅管理升级的参考。

五、关于差旅平台一体化降本的Q&A

Q: 差旅平台如何从源头实现降本？

A: 一体化差旅管理平台通过事前预算规则管控，从源头上精准把控支出。例如，平台可动态预设航班、酒店、火车等费用标准，并在员工提交差旅申请时实时校验是否超出预算规则，同时推荐符合企业成本优化策略的经济型选项，从而有效避免高额支出。

Q: 如何通过差旅平台降低执行阶段的无效支出？

A: 在差旅执行阶段，平台通过实时动态优化功能降低无效支出。例如：

自动整合和推荐最优交通及住宿方案，如优先选择高铁替代短途航班。

实现全场景整合，将商旅用餐、补助福利等费用无缝对接ERP系统，减少人工干预。

智能化规则触发，当检测到超预算行为时，及时提醒并推荐更经济的替代方案，从而最大限度地优化成本。

Q: 数据分析如何助力企业实现精准降本？

A: 差旅平台通过事后数据BI支持功能，帮助企业实时掌握差旅支出结构及异常点。例如：

实时反映项目的实际支出情况，帮助财务与业务负责人快速定位高成本场景。

基于精准统计生成费用报告，为企业制定针对性的降本措施提供数据依据，如优化航线优选规则或调整差旅政策。

来源：唐唐课堂