摘要：团队成员角色不清会导致任务重叠、责任推诿、沟通混乱和效率低下。要明确职责分工，需从制定清晰岗位说明书、引入RACI矩阵模型、优化沟通机制、推动跨职能协作流程标准化等方面着手。其中，引入RACI模型是解决职责模糊问题的高效工具。RACI通过对每项任务标明负责人（

团队成员角色不清会导致任务重叠、责任推诿、沟通混乱和效率低下。要明确职责分工，需从制定清晰岗位说明书、引入RACI矩阵模型、优化沟通机制、推动跨职能协作流程标准化等方面着手。其中，引入RACI模型是解决职责模糊问题的高效工具。RACI通过对每项任务标明负责人（Responsible）、批准人（Accountable）、咨询人（Consulted）和知情人（Informed），可帮助团队厘清责任链条，显著提升项目透明度与协作效率。据PMI研究数据显示，引入RACI模型的团队，其项目延期率平均降低了29%。

一、制定岗位说明书，建立职责边界

明确的岗位说明书是职责分工的第一步，应具体描述岗位名称、汇报关系、关键职责、工作目标、所需技能与考核指标等核心要素。

例如技术团队中的前端开发与后端开发常因任务交叉导致界面数据职责不清，若在岗位说明中提前明确“前端需完成接口调试与页面逻辑”“后端需确保接口返回格式与数据完整性”，即可避免后续争议。

说明书应定期更新，与组织架构同步演进，并在新员工入职或岗位轮岗时作为“职责培训资料”，形成规范管理闭环。

二、引入RACI模型，精细化职责划分

RACI模型是项目管理中广泛应用的角色划分工具，通过四类参与角色（Responsible、Accountable、Consulted、Informed）明晰任务归属，防止多头管理或无人问责。

例如在产品发布流程中：产品经理为“负责（R）”人，技术总监为“批准（A）”人，设计师为“咨询（C）”人，市场团队为“知情（I）”人。通过RACI表格，团队每一项关键任务的角色定义一目了然。

推行RACI应结合项目流程图和职责矩阵同步展开，并在Kickoff会议上统一共识，确保成员理解各自位置与协作方式。

三、建立可视化的任务分配系统

职责明确还需借助工具体系进行落地执行。企业应建立透明的任务追踪系统，确保每项任务都有负责人、有节点、有反馈。

可使用项目管理工具如Trello、Jira、飞书OKR系统等，将任务拆解为小颗粒度，并明确每个子任务的Owner。同时设定颜色、标签、优先级等字段辅助识别，有助于实现团队对职责的快速认知。

在大型项目中，还可引入“任务责任墙”机制，以物理或电子形式公示项目分工进展，促进责任感与协作主动性。

四、推动跨部门协作标准化流程

部门间职责模糊是常见协作难题，如产品与技术、市场与销售、客服与运营之间常因边界不清产生摩擦。

企业应构建“横向协作流程图”，以流程驱动清晰化：谁触发？谁执行？谁审批？谁交付？通过“触点梳理+责任对账”明晰跨职能衔接界面。

同时可设立“跨部门服务协议SLA”，规定每个环节的响应时效、输出格式与负责人，实现协作的契约化与标准化。

五、实施定期职责评审与角色调整机制

职责划分不是“一次性定终身”。随着项目推进、组织变革或人员变化，团队职责也应动态适配。

建议每季度进行“职责回顾会”，结合任务完成数据、团队反馈、绩效考核等指标，重新评估角色设置是否合理，是否存在职责空缺或冲突，并及时优化岗位职责。

对长期处于“灰色地带”的任务，应通过制度化调整或新增岗位方式处理，避免任务“游离化”影响团队协同。

六、引导团队成员主动认领职责

明确职责的同时，还应激发成员的主动性与责任感。团队中“谁来做”往往比“该做什么”更影响执行效果。

可设立“职责自选区”，让成员根据兴趣与能力主动认领可选任务，同时管理者对超额承接任务者予以激励，形成正向激励机制；定期评选“责任先锋”，公开表彰表现突出者，营造“荣誉感导向”的责任文化。

通过“职责认领-成果展示-激励复盘”的闭环设计，让责任感从外部规定转化为内部驱动。

七、强化职责沟通与协作意识培训

职责混乱的根本问题往往不在职责本身，而在认知与沟通。应将“职责意识”纳入新员工培训与日常沟通训练模块中。

可定期组织“角色认知坊”“跨职能协作模拟营”，让成员通过角色互换、任务模拟等方式体验边界与协作成本，提升系统思维能力。

并在团队例会中增加“职责澄清环节”，每次项目启动前逐项讲解任务分配，鼓励成员提问与澄清，避免“假装懂”的潜在误解。

八、将职责分工结果纳入绩效体系

只有把“责任落实”转化为“结果考核”，职责分工才能真正落地。企业应将明确职责后的行为结果纳入绩效体系，实现“谁负责、谁评分”。

绩效评估应不仅考核目标完成情况，更应评估协作效率与职责边界遵守度。比如，某成员是否在自己职责范围内高效交付，是否主动协同相关角色，是否存在越位或缺位行为等。

通过绩效、晋升、奖金等管理杠杆，将职责意识与组织激励机制绑定，实现责任共识与成果共赢。

常见问答

1. 团队中总有人“多管闲事”怎么办？
答：需通过RACI表明确边界，并在沟通中建立“角色尊重”意识。可引导该成员聚焦“Consulted”角色而非“Responsible”，转化干预为支持。

2. 职责一开始定错了，是否会影响团队信任？
答：不会，只要及时修正并公开说明原因即可。透明调整职责是成熟团队的表现，而不是错误本身的负面。

3. 如何判断职责划分是否有效？
答：可通过任务完成效率、责任推诿事件频率、成员满意度、项目复盘反馈等指标评估，结合绩效与反馈进行动态优化。

通过系统化、工具化与机制化的职责划分方式，组织不仅能提升协作效率，更能在“人-事-责”一致性中构建高效信任与稳定产出结构。

来源：炎彬教育