摘要：随着经济发展和城市化进程的加快，地名数量不断增加，其内涵也日益丰富，地名管理工作愈发受到重视。地名档案管理作为地名管理的重要环节，不仅关乎地名信息的准确记录与保存，还对传承弘扬中华优秀传统文化、服务国家治理现代化有着不可替代的作用。文章以“秀屿区地名录”为例，

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摘要

关键词：地名档案管理；信息技术；保护机制；优化流程

第二次全国地名普查工作在全国范围内展开，其成果丰硕且意义重大。莆田市秀屿区积极响应此次普查工作，在普查过程中积累了大量珍贵的地名资料。这些资料成为研究当地地理、历史、文化和社会发展的重要依据。尤其是《秀屿区地名录》的编纂完成，其是秀屿区首部区级地名录，是在对区内地名开展深入普查后，经编纂人员精心整理而成。这部地名录以收录秀屿地名标准名称、地名来历和历史沿革为主要内容，全面、客观地反映了秀屿区地名相关的自然和经济社会概况，为秀屿区建区20周年献上了一份意义非凡的大礼。以秀屿区二普档案工作为例，探讨新时期地名档案管理工作具有很强的代表性，能够为其他地区在地名档案管理方面提供有益的借鉴，有助于更好地应对当前地名档案管理工作中面临的新挑战和新机遇，推动地名档案管理工作朝着更科学、更完善的方向发展。

一、莆田市秀屿区地名档案工作概况

莆田市秀屿区积极参与第二次全国地名普查工作，这次普查意义重大，涵盖了广泛的内容且持续了一定的时间范围。在普查过程中，工作人员细致入微，对区内众多地名相关信息实施了全面梳理。此次普查成果丰富，为后续工作奠定了坚实基础。在此基础上，《莆田市秀屿区地名录》应运而生，其是秀屿区地名普查及档案工作的重要结晶。编纂过程严谨科学，民政局精心组织，编纂人员付出诸多心血。这部地名录内容翔实，以秀屿区地名普查后的各类标准地名汇总为核心，包含了丰富的自然和经济社会信息，如实反映了地名形成、演变、命名特点以及使用状况。其结构合理，全书分为序图、秀屿区、政区、非行政区域、海域、自然地理、水利电力、交通、名胜古迹、建筑物、单位和索引等十二章四十二节，收录地名多达3753条，还穿插编排了秀屿政区图、城区图及各镇地图共计13幅，地名照片60幅，是一部资料性、实用性和指导性兼备的地名专著，在秀屿区地名管理与文化传承等方面有着极高的价值。

二、秀屿区地名档案管理工作的经验借鉴

1.资料收集的全面性和准确性

在秀屿区地名档案管理工作中，资料收集的全面性与准确性堪称典范。一方面，资料收集极具全面性，其依据权威且多元，不仅充分利用秀屿区第二次全国地名普查成果资料，还将2015至2019年间的地名数据资料作为重要补充，多维度涵盖不同时段的信息。这种全面收集的方式确保了没有遗漏重要的地名数据，无论是古老的传统地名，还是新出现的现代地名，都被纳入其中。另一方面，准确性贯穿整个资料收集过程。为了保证地名信息的准确可靠，编纂人员开展了大量的调查、取证、统计、核对和考证工作。编纂人员深入实地对每一个地名的来源、历史沿革等信息开展详细考察，与当地居民、历史文献和相关机构等多方面核对，确保所收集到的每一个地名信息都能如实、客观地反映与地名相关的自然和经济社会概况，为地名档案管理工作筑牢了根基。

2.编纂过程的科学性和规范性

在秀屿区地名档案的编纂过程中，科学性与规范性体现得淋漓尽致。从科学性来看，编纂团队对地名信息实施了极为系统的梳理。编纂人员深入探究各类地名的内在逻辑，详细分析每一个地名的形成原因，无论是因地理特征、历史事件还是人文因素所命名，都一一剖析。对于地名的演变过程，通过多方面考证，梳理出清晰的脉络，明确不同时期地名的变化情况。在命名特点方面，总结出区域内地名在语音、语义和结构等方面的共性与个性，并准确把握其使用状况，了解每个地名在当地社会生活中的实际应用范围和频率，从而让地名信息呈现出完整的体系。

在规范性上，整个编纂工作严格遵循相关标准。以地名的选取为例，依据统一的地名普查成果资料确定标准地名，确保所编纂内容的权威性。在内容编排上，按照合理的分类逻辑，将全书分为序图、秀屿区和政区等十二章四十二节，使不同类型的地名各归其位。对于地名的表述，无论是地名来历还是历史沿革的阐述，都使用规范的语言和格式，避免模糊不清或产生歧义的情况。

三、秀屿区地名档案工作存在的主要问题

一是在档案存储与检索上，现有的地名档案资料分散于各处，纸质文档与电子数据各自为政，未构建统一的地名档案数据库，且检索手段单一落后，仅能基于简单的属性查找，难以满足多元、精准的查询需求。

二是在信息技术应用与服务渠道拓展方面与新兴技术融合滞后，未与地理信息系统深度对接，地名空间信息与档案内容割裂。同时，缺乏移动端便捷服务平台以及互动交流渠道，限制了公众随时随地获取信息并参与地名文化传播的能力。

三是地名文化保护工作面临挑战。缺少科学的文化价值评估体系，无法精准甄别珍贵地名，相关法律法规不健全，对地名破坏行为缺乏约束，公众对地名文化价值认知不足，参与保护的积极性未被充分调动，不利于地名文化传承延续。

四是档案利用流程存在弊端。申请手续繁杂，需提供众多材料并历经多部门审批，流程不透明，用户难以知晓各环节详情与进展，且部门间资源整合共享困难，形成信息孤岛，协同作业效率低下，极大地影响了档案利用服务的质量与效率提升。

四、新时期做好地名档案管理工作的几点建议

1.建立地名档案库，实现电子化存储与检索

新时期，加强地名档案管理工作的数字化建设至关重要，而建立地名档案数据库是其中的关键环节。相关人员可以充分利用华为盘古云数据对地名档案实施全面梳理，整合包括行政区划、居民地、自然地理实体、建筑物、企事业单位和名胜古迹等各类地名信息。这些信息来源广泛，既有传统的纸质档案资料，也有现代普查过程中形成的电子数据。相关人员需要将其统一纳入数据库系统，按照科学合理的分类标准，如根据地名类型、地域范围和历史时期等维度实施分类存储。

在电子化存储过程中要注重数据的准确性和完整性。对于每一个地名，其标准名称、来历、历史沿革和相关地理坐标等详细信息都要准确无误地录入。同时，要建立数据关联机制。例如，将同一地区的不同类型地名相互关联或者将具有历史演变关系的地名串联，以便更好地呈现地名体系。

为了实现高效的检索功能，数据库需要配备强大的检索引擎。该检索引擎要支持多种检索方式，如可以通过地名的关键词实施模糊检索，方便用户在只记得部分信息的情况下找到目标地名；还可以按照精确的条件实施检索，如特定的行政区域、某一历史时期的地名等。此外，检索结果应能够快速呈现，并且展示出丰富的信息内容，包括地名相关的图片、地图标注等，从而为用户提供便捷、全面的地名档案查询服务，满足社会各界对地名信息的需求。

2.利用信息技术拓展服务渠道

首先，相关人员可以创建一个综合性的地名信息服务平台，融合AI、信创等多种新技术。该平台要具备友好的用户界面，无论是专业研究人员还是普通大众都能轻松上手。在功能设计上，要涵盖地名查询、地名文化展示和地理信息关联等多种功能。对于地名查询功能，要支持多种查询方式，可以通过精确的地名全称搜索，也可以利用模糊搜索，如输入地名中的部分关键字、同音字等就能获取相关结果。同时，根据用户的查询历史和行为习惯，为其提供个性化的推荐列表，提高查询效率。在地名文化展示方面，可以通过图文、音频和视频等多种形式，生动地展现地名背后的故事。例如，对于历史悠久的地名，可以呈现其古代的文献记载、诗词描述，并配上专业解说音频，让用户仿佛穿越时空感受地名的文化底蕴。对于有特殊意义的地名还可以制作专门的短视频，展示其与当地民俗、传统的紧密联系。

其次，可以与地理信息系统（GIS）深度融合。将地名档案与GIS技术相结合，实现地名信息的地理空间可视化。在GIS平台，每个地名都能精准地在地图上定位，并与周边的地理要素相关联。用户可以通过缩放、平移地图查看不同区域的地名分布情况，了解地名与山川、河流和交通线路等地理实体的关系。此外，还可以利用GIS的空间分析功能，挖掘地名之间的空间分布规律，如分析某一地区以姓氏命名的村落的聚集模式，或者研究沿海地区与海洋相关地名的分布特征，为历史地理、文化地理等研究领域提供有力的数据支持。

最后，借助云计算和大数据技术提升服务质量。利用云计算技术搭建地名档案管理的云平台，实现数据的存储、计算和处理，可以大幅提升系统的可扩展性和灵活性，满足不同用户规模和数据量增长的需求。大数据技术可以对海量的地名档案数据实施分析，能够挖掘用户的查询需求趋势、不同地区对地名信息的关注热点等信息，从而有针对性地优化服务内容和方式。例如，如果发现某个时期用户对某一历史时期的地名查询量显著增加，可以及时在平台上推出相关的专题资料或研究成果。

3.建立地名文化保护机制，确保传承和延续

建立地名文化保护机制先要构建地名文化评估体系。可以组织专家学者依据历史价值、文化内涵和社会影响等维度，对地名开展全面评估，精准识别那些具有重要文化意义的古老地名、特色地名，对于已识别的重要地名，需要制定严格的保护名录，并通过法律法规保障其不可随意更改。同时，建立地名使用监管制度，对在城市建设、区域开发等过程中的地名使用情况实施严格监督，杜绝随意破坏或篡改具有文化价值地名的行为。另外，相关人员还可以鼓励当地社区和居民参与地名文化保护。通过开展相关宣传教育活动，提升民众对本地地名文化价值的认知，让其成为地名文化保护的积极参与者和监督者。还可以设立地名文化保护专项资金，用于对受损地名文化的修复以及对相关研究、保护工作的支持，确保地名文化在现代社会中得以传承和延续。

4.优化档案利用流程，提高管理效率

优化档案利用流程对于提升地名档案管理工作质量、满足社会需求至关重要。

第一，对现有的档案利用流程实施深度剖析。组建专业团队，从用户申请、信息检索、审批环节到最终获取档案资料的每一个步骤都详细审查，找出其中存在的效率低下、手续烦琐等问题。例如，某些地区在查询地名档案时，需要申请人在多个部门之间来回奔波提交材料，这种情况必须得到改善。

第二，简化申请手续是关键一步。制定清晰、简洁的申请指南，明确列出所需的必要信息，避免要求过多无关材料。可以通过在线申请平台，让用户能够方便地提交查询请求，并利用身份认证技术，在保障信息安全的前提下，减少不必要的身份证明文件要求。对于一些常规、非敏感的地名档案查询，甚至可以实现免审批或简化审批流程，设置自动审批机制，根据预设的条件快速处理申请。

第三，整合档案资源也是优化流程的重要内容。打破不同部门、不同类型地名档案之间的信息壁垒，建立统一的地名档案数据库和管理系统。在该系统中，无论是历史悠久的古老地名档案，还是新录入的现代地名信息，都能实现一体化存储和管理。通过智能索引技术，对地名档案实施多维度分类和标记，如按照地域、年代和地名类型等，使检索更加精准和高效。

第四，在信息反馈环节，要提升质量和速度。当用户提交查询请求后，系统应立即启动检索程序，利用先进的算法在短时间内从海量档案中提取相关信息。反馈的信息要以清晰、易懂的形式呈现，不仅包括地名的基本信息，如名称、位置和历史沿革等，还可以根据用户需求提供相关的图片、地图和历史文献资料等辅助内容。同时，建立用户沟通渠道。若在查询过程中出现信息不完整或不准确的情况，能够及时与用户沟通并解决问题。此外，定期对档案利用流程实施评估和改进。收集用户的使用反馈和意见，分析档案利用的频率、类型等数据，根据这些反馈和数据分析结果，及时调整和优化流程中的不合理之处，确保档案利用流程始终保持高效、便捷，真正发挥地名档案的价值。

第五，加强宣传推广对于让公众了解地名档案价值和使用方法至关重要，新媒体是有力的工具。可以利用社交媒体平台创建官方账号，如在某博、某信等平台定期发布内容丰富且形式多样的地名档案相关信息。例如，以生动有趣的短文讲述地名背后的历史故事、文化传说，配上精美的图片或手绘插画，吸引用户的注意力。

五、结语

总之，地名档案管理工作在新时期面临着新机遇与新挑战。以秀屿区地名录为鉴，通过加强数字化建设、建立文化保护机制、优化利用流程和强化宣传推广等措施，有望让地名档案更好地服务社会，不仅能够传承和弘扬地名文化，还能为国家治理现代化和地方发展提供有力支撑，开启地名档案管理工作的新篇章。

来源：中国地名资讯