摘要：总拥有成本（Total Cost of Ownership，简称TCO）是一个评估购买和运行某项资产（如软件、硬件、服务等）在整个生命周期内的所有相关成本的方法，最近有跟HR聊到这个问题，她们需要评估人力资源管理系统的TCO，想问问有没有什么好的方案。对于eH

总拥有成本（Total Cost of Ownership，简称TCO）是一个评估购买和运行某项资产（如软件、硬件、服务等）在整个生命周期内的所有相关成本的方法，最近有跟HR聊到这个问题，她们需要评估人力资源管理系统的TCO，想问问有没有什么好的方案。对于eHR系统而言，TCO大概包括了从购买前的研究、购买、实施、运营到最终退役的整个过程中的所有费用。鉴于有人好奇，老编就结合万古科技本地部署的HR软件系统来聊聊，什么是总拥有成本（TCO），以及购买一套人事管理系统后，该如何计算TCO（注意：本文仅讲本地部署情况下eHR的TCO，SAAS eHR和其他资产的适用性不一定匹配）。

总拥有成本（TCO）的主要组成

1. 购买成本

●软件许可费用：购买人力资源管理系统的初始许可费用。

●硬件费用：如果系统需要额外的服务器或工作站，这些硬件的成本也需要考虑。

●初始培训费用：为员工提供如何使用新系统的培训。

2. 实施成本

●安装费用：将eHR系统安装在服务器上的费用。

●配置费用：根据企业的需求定制和配置系统的费用。

●数据迁移费用：将现有数据转移到新系统的费用。

●系统集成费用：如果HRMS需要与其他系统（如财务系统、ERP系统等）集成，可能需要额外的费用。

●测试费用：确保系统按预期运行的测试费用。

3. 运营成本

●维护费用：HR软件的定期更新和维护费用。

●技术支持费用：企业可能需要支付额外的技术支持费用。

●升级费用：软件版本升级或功能增强的费用。

●员工培训费用：持续的员工培训和教育费用（有些企业不算在HR软件TCO内）。

●基础设施费用：包括网络、服务器托管、电力和冷却等费用。

●管理费用：管理HRMS的IT和人力资源部门的间接费用。

4. 隐性成本

●生产力损失：在人力系统实施和适应期间，员工的生产力可能会下降。

●错误和故障成本：系统问题可能导致的工作中断和错误处理成本。

●合规成本：确保系统符合法规要求的费用。

5. 退役成本

●数据迁移/备份费用：当eHR软件退役时，可能需要将数据迁移到新系统或进行备份的费用。

●系统退役费用：包括软件和硬件的处置费用。

计算TCO的主要步骤

1、识别所有相关成本：列出所有可能的成本类别。

2、估算成本：为每个成本类别提供一个估算值。

3、考虑时间因素：将所有成本折现到当前价值，因为未来的成本价值低于现在的成本。

4、汇总成本：将所有成本加总，得到TCO。

降低eHR系统总拥有成本（TCO）的常见策略

1、需求分析和规划

●在选择eHR系统之前，明确企业的具体需求和目标，避免过度购买不必要的功能。

●进行成本效益分析，确保系统投资能够带来相应的回报。

2、选择合适的系统

●选择适合企业规模和需求的人力资源管理系统，避免选择过于复杂或昂贵的系统。

●使用成熟提供商的eHR解决方案，可以减少错误和浪费等导致的投资。

3、系统实施

●确保实施过程高效且符合预算，如果标准功能可以覆盖需求则尽量避免不必要的定制化，这可能会增加成本。

●与供应商合作，制定详细的实施计划和时间表。

4、培训和支持

●对员工进行有效的使用培训，减少因操作不当导致的错误和人资系统停机时间。

●考虑内部员工支持和外部供应商支持的平衡，以降低支持成本。

5、数据管理和迁移

●在迁移到新的人力系统之前，有效清理和优化现有数据，减少迁移和存储成本。

●确保数据迁移过程顺利，避免数据丢失或重复工作。

6、系统维护和监控

●设定好定期维护人事管理系统的时间，防止小问题演变成大问题，减少紧急修复的成本。也可考虑eHR供应商提供的维护和升级服务，选择性价比高的服务合同。

●定期监控系统的性能和成本效益，识别潜在的节约机会。评估系统的使用情况，对不常用或无效的功能进行裁剪。

7、优化流程

●定期审查和优化eHR软件的管理流程，减少冗余操作，提高效率。

●利用自动化工具减少手动工作量，降低人工成本。

8、技术整合

●将HRMS与其他企业系统（如财务、采购等）整合，减少数据重复和系统间的摩擦。

●使用APIs和集成工具来简化数据交换和流程。

通过详细总拥有成本（TCO）企业可以更全面地了解购买和运行人力资源管理系统的真实成本，从而做出更明智的决策。TCO虽然通常作为财务分析工具使用，但它其实可以帮助企业评估不同eHR系统供应商的产品和服务，以及预测长期的投资回报。而降低总拥有成本（TCO）是企业在购买和维持资产时的重要目标，相信通过本文介绍的这些常见的策略，企业可以在尽量不牺牲质量和服务的前提下，有效地降低HR软件的TCO，同时确保系统的稳定运行和持续提供价值。关于人事管理系统的更多功能点或者解决方案，也欢迎直接联系万古科技。

来源：紫璇教育分享