摘要：前两天看到一个外贸人的提问：半吊子英语，客户想和我meeting，该怎么拒绝？

前两天看到一个外贸人的提问：半吊子英语，客户想和我meeting，该怎么拒绝？

评论区的大伙都替他着急，对方要求视频会议已经算是有意向了，为什么不好好把握？

外贸人，尤其是外贸新人，迟迟不敢迈出第一步：我的口语不好怎么办？万一听不懂客户说什么怎么办？临场反应不过来怎么办？

视频会议的保姆级教程奉上！文中更有常见例句，轻松拿捏~

一、视频会议好在哪？

比起传统的邮件和电话，视频会议具有不可比拟的优点：

①实时通话，不用苦等回复，快速推进流程；

②见面三分熟，面对面聊天、视频看厂，提高信任感；

③可以观察客户真实反映，了解更多信息；

④有时候需要多部门共同推进项目，或者有的事情不方便邮件交流。

害怕口语不好？

英语国家的客户，通常能理解非母语者。非英语国家客户，大家水平半斤半两，不用担心。你看印度人口音那么重，但影响他们输出了吗？

害怕听不懂？

会议中用到的词汇不会太生僻，做好准备，抓准行业重点单词即可。实在听不懂，完全可以请对方放慢速度，重复一遍。

二、常用软件有哪些？

1.视频会议软件

下图是Statista发布的2024 年全球视频会议软件市场份额统计图：

外贸人比较常用的也就是Zoom、Microsoft Teams、GoToMeeting、Google Meet、Skype等。

大家一定要提前和客户确认用什么软件，并且提前试用，掌握基本的功能。

2.辅助软件

外语不太好的小伙伴，教大家一些“作弊”小技巧。

● 实时字幕功能

大部分会议软件都支持实时字幕显示。需注意的是，有的软件需要发起人开启该权限，并且其他人会收到提示。

● 提词软件

Transparent Note、Snipaste等工具可将文字或重要信息以透明背景的方式显示在屏幕上，不会遮挡屏幕上的其他内容。屏幕分享时，记得关掉或者调整。

● 其他功能

小伙伴常问的还有翻译功能，其实大部分会议软件自带该功能，只是有的需要会员。大家可以用实时字幕＋翻译插件相结合的方式进行替代。

为了更好地复盘，可能需要录屏、录音，大部分会议软件都支持这些功能。录屏前，最好征求客户意见。为了保护隐私，很多软件开启录屏需要权限，并会提示所有参会者。

三、视频会议怎么搞？

1.开始前

如果是你主动邀请客户参加视频会议，一定要想好主题，提前发送邀请。你可以这么说：

I’m writing to schedule a virtual meeting to discuss [具体会议主题或目的] and to learn more about your needs regarding [相关产品/服务]. Would [具体时间，注意写明时区] work for you? Alternatively, I’d be happy to adjust to a time that suits you better. If you have any questions or need further information before the meeting, just let me know.

时间达成一致后，设置好线上会议时间、时长、主题等内容，再通知客户议程与会议链接。

注意两点：

①一定要设置客户时区的时间。

②通知2-3次：确认当天、会议前一天（客户可能临时有其它安排）、会议开始前半小时（稍微提醒一下客户）。具体次数和时间，按实际情况调整。

2.会议中

提前列出自己想要了解的信息点、提前模拟客户问题的答案、提前调试设备等内容，小编就不赘述了。一些线上会议常用的表达奉上：

● 会前寒暄

How's everything in [city]?

What's keeping you busy these days?

Have you been following the [event]?

如果你是主持人，需要简单介绍自己及公司，并介绍每一个参与者相互认识。

● 欢迎大家，并开始会议