中小企业销售数据模板化高效管理省人省心又省力

摘要：随着近几十年的经营实践，很多中小企业，特别是商品销售企业的经营者，风险意识、法律意识都有了普遍提升，普遍的经营理解是所有管理工作（包括人、财、物），最终归结并集体现中在数据信息的管理上。

文/孔述

随着近几十年的经营实践，很多中小企业，特别是商品销售企业的经营者，风险意识、法律意识都有了普遍提升，普遍的经营理解是所有管理工作（包括人、财、物），最终归结并集体现中在数据信息的管理上。

销售企业（批发、零售）通常拥有大量商品（品种多、数量大），每种商品都有各自的属性、价格、库存等信息，管理起来极为复杂。随着市场的变化，商品信息还需要不断适时更新和调整。

较之过去几十年，之所以经营太过繁琐、复杂，令经营者头痛，主要原因在销售数据信息过于繁芜、库存数据信息难以精准动态控制、销售预测缺乏快捷数据支撑，一般任用管理团队专业化管理。但现在有了较大变化，一方面，管理者知识结构和管理层次有了提高，管理工具方法、技术等也都有了显著提升；另一方面，也是降低管理成本的需要（比如利用管家婆等软件动态录入、查询、输出相关数据）。

那么，是不是有了这些管理软件，企业所有的问题就能迎刃而解？

首先，市场上一些管理软件都是通用版本，之所以通用，就是要实现软件的普适性。也就是说，这些软件并不一定适用特定的企业、满足特定的需求。软件建立的是全面有信息数据库，输出的是体现企业总概的进、销、存汇总情况，因此，进一步精细的数据统计分析还得再作深度数据识别、清洗、分类等处理。事实上，也不可能有包治百病的药方。

比如有企业概况如下：

古井系列酒品某地总经销，业务员几十人分3个渠道（团购、流通、酒店）覆盖，模式。

品种多达近二十种，每月销售各品种不固定；各品种销量也不稳定价格有波动统计报表格式也可能不统一因上游公司对个别品种管理，要求设立分公司专营，但业务员销售统计时并不分开。业务员为日常工作方便，记录品名时多使用简化记载，与上游公司出厂名称不一致（如俗称G8，即厂家出厂名称为8年原浆（1*6)42度*425ml，实际上有的同一品名（简称）下，具体细分又可多达上十种系列，包括度数、包装、省内、包装数量等全信息因素）业务员一般统计的都是含税价。

管家婆软件只能导出一个通用的销售报表：（因信息量大，20多页，附加项信息多，页面长且宽，故只能微缩，局部显示，其他分页略）

分页预览情况：

可见，导出数据信息过于粗概，即使要了解大概也不容易。

那么，如何处理呢？

数据取舍

其实上述导出数据中，并非所有数据都可用于统计分析，因而必须有所取舍，这里取出关键数据。

例如，我们只需了解数量、折后金额、成本金额。以及单据日期、单据摘要、存货命名、单位名称、经办人全名几个特定信息。另外，还一个信息就是行号，因为它反映的是有多少条信息，这在面计算时很重要。见第一行。

这里要特别说明的是，上述信息所在的列并不固定，有时可能因为“录单员”说明需要而增设列，或者因为网络版的软件“设计商”版本更新而产生对应信息的列位移，都会发生列变动，而由于列变动对于我们要的上述指定信息列产生重大影响。因此，提取上述关键指标信息还需要采用“相对列”，即无论“录单员”、“设计商”版本更新产生关键信息列如何变动，只要知道其所在的相对位置就能利用函数找出其准确的列信息。见第二行（蓝灰）。