摘要：对于中国式会议，人们的抱怨由来已久，例如，重要的会议参与的人不多，再小的问题也要开会，真正了解问题的人员没有资格参会，长篇大论式的发言等。数据统计结果显示，尽管很多企业都定期举办会议，但有超过一半的会议未取得理想效果，如果企业存在如下问题，就容易导致会议效率低

对于中国式会议，人们的抱怨由来已久，例如，重要的会议参与的人不多，再小的问题也要开会，真正了解问题的人员没有资格参会，长篇大论式的发言等。数据统计结果显示，尽管很多企业都定期举办会议，但有超过一半的会议未取得理想效果，如果企业存在如下问题，就容易导致会议效率低下:

(1)会荒。开会次数过少，这类企业的管理者往往就是对会议的作用认识不到位，或者以前的工作经历中被会议的各种问题困扰，对会议形成了严重的负面印象。本质上，会议是一种解决实际问题、集思广益、促进团队沟通交流、督促员工执行的重要工具。

(2)会海。开会次数过多，会议占用了组织成员大量的工作时间，从而造成企业整体效率大幅度降低。

(3)拖沓。有些企业举办会议时十分拖沓，明明半个小时就能解决的会议非要用半天甚至一整天的时间。

(4)盲目追求会议规模，而让大量与议题无关人员参与。很多企业为了显示互相尊重，或者提升会议地位，会邀请一些无关人员参加，却没有意识到会议成本的大幅度增长。

(5)议题过多。会议设置的议题过多，导致会议没有重点，各个议题都只是浅尝辄止，一旦议题出现较大争议时就推到下次专题会议再进行讨论。

(6)会议沟通不到位。不重视会前沟通，将要举办会议时，才通知与会人员，导致人们对议题缺乏足够的认识，对相关的数据和概念等一无所知，这很难让与会人员快速达成一致。会前沟通的意义在于，能够让与会人员就相关议题交换意见，甚至达成一致，即便存在争议，各方也知道矛盾点在什么地方，为了说服他人，也会尽可能收集相关的数据、文件等，从而明显提升会议的效率和质量。

(7)不够民主。会议更像是高层领导者向基层发布通知，丝毫不重视各部门及员工的意见及建议。

(8)会议得不出一致的结论。例如，会议的重点完全放在了讨论方面，不注重通过对相关数据的搜集及用户意见的反馈来进行决策;责任分配不明确，缺乏完善的会议机制。

(9)缺乏执行力。会议形成了一致结论，却不通过书面文件将其落实到具体的部门和个人，从而导致决策得不到真正执行。

(10)执行决策后，不进行跟踪、考核。对于员工的执行情况，缺乏清晰的认识，真正执行的员工未得到鼓励，没有执行的员工也未受到惩罚，长此以往，导致整个组织的执行力大幅度降低。

(11)在时间选择上存在问题，会议参与者不能以良好的精神状态来应对。此外，会议安排时间过于紧凑，也容易使员工产生排斥心理。

(12)地点选择存在问题，环境较差，与会人员容易受到外界因素的影响。

(13)参与者定位存在问题，本应出席会议的人没有及时参加，最终与会人员到场的价值不大。

(14)会议主持能力有限，无法准确提炼会议主题，不能使会议围绕核心主题开展，最终导致会议内容分散。

(15)会议前期准备不足，无法有条不紊地开展，最终获得的成果十分有限。

(16)高层领导没有充分认识到会议的价值，不注重会议效果，无法激发其他参与者的积极性。

(17)会议缺乏明确的主题及结果导向，无法充分体现会议举办的价值。

(18)管理层未意识到会议组织带来的成本消耗，不注重会议效率的提高。

(19)会议举办过程中未发挥先进科技手段的推动作用，采用发言与记录结合的传统模式，难以降低会议成本。

很多企业在会议管理方面存在低效问题，具体包括:缺乏对会议时间的把控，会议现场混乱无序，无法在会议期间做出决议，重复召开会议等。会议效率低下，会导致企业的整体运营效率维持在低水平，最终产生绩效走低的问题。

以时间阶段为标准进行划分，导致会议效率难以提高的因素有:缺乏充分的会前准备;缺乏有效的会中控制;缺乏切实的会后跟进。

◆会前缺乏充分准备

缺乏充分的会前准备是导致会议低效问题的开端，企业在会议准备阶段的问题主要表现在以下几个方面：

(1)缺乏明确的会议主题。在会议召开之前未确定清晰的主题，相关负责人对此次会议中需要围绕哪些问题展开讨论并没有清楚的认识，对于 会议召开的必要性也没有十足的把握。事实上，有些问题无须通过会议就能得到解决，而一旦确定要召开会议，就应该确立会议的主题。

(2)缺乏合理的会议议题。一些企业管理者忽视了会议议题的重要性，只是勾勒出大致轮廓，便匆忙召开会议。例如，在企业启动某项目后，为了探讨当前项目的进展、人员分配而召开会议，但笼统的议题设置不适合在会议期间展开讨论，若会议主题过于笼统，会导致与会者的建议都浮于表面，又或者过于追究细节，导致会议拖沓。

(3)缺乏合理的时间安排。有些企业的会议只规定了开始时间，却没有明确界定会议何时结束。高层管理者根据自己的主观意愿进行时间把控，长此以往，与会者甚至都习惯了这样的开会模式。然而，缺乏合理的时间安排，容易导致会议时间超出控制范围，打乱与会者的原定工作计划。会议议题也需要进行时间分配，这样才能强化对整个会议过程的控制，否则，部分议题占用了过多的会议时间，会导致其他议题没有充分的讨论时间，致使会议的整体时间分配不科学。

(4)在会议人员安排上缺乏合理性。会议人员主要包括:主持人、记录人及与会者。在很多情况下，管理者会按照自己的习惯进行人员定位，在选择主持人时，并不考虑会议的深度及具体内容，不少管理者还会忽视会议记录人，或随便任命一个人担任记录人员，而不考虑其胜任能力。在与会人员的选择上，未考虑与会者与会议主题的关系，与会人员数量超出实际需求，或与会者缺乏议事能力，导致会议效率低下。

5)会议场所选择不当。在选择场所时，未切实考虑会议主题需要导致封闭式讨论无法正常开展，缺乏安静的会议环境，受到外界环境因素的干扰，影响会议的正常进行。

(6)缺乏有效的会议通知。有些企业的负责人仅通过网络平台下达会议通知，却未使用其他渠道确保与会人员接收到会议信息，无法提前预留会议时间，导致他们缺席会议，或未提前收集会议资料。

(7)与会人员缺乏充分的准备。因为会议通知存在问题，负责人未及时将会议资料交到与会者手上，参会者对自己在会议期间应承担的责任十分模糊，未在会议开始前将演讲资料、相关文件等准备妥当，无法保证会议的高效性，会议价值难以体现。

◆会中缺乏有效控制

在会前准备充足的基础上，还要保证会中控制的有效性，而很多企业的会议效率难以提高，就是因为管理者在会中控制环节存在如下几个问题:

(1)主持人的控场不到位。会议召开期间，主持人应该保持中立，与参会者之间划出清晰的界限，时刻谨记自己的职责，而不能在主持会议的同时，参与到会议讨论过程中。在与会者相互交流意见、展开激烈讨论时，主持人需要进行控场，维持会议现场的秩序，对议题讨论方向进行引导，并促进双方的看法最终达成一致。

(2)记录人未承担应有职责。在会议期间，记录人无法对重点议题及与会者的核心观点进行提取，所记内容的价值含量较低;在现场出现混乱局面时，未及时提醒会议主持人，从旁协助进行现场控制。

(3)与会者未承担应有职责。与会者未围绕会议议题发表看法，题外话占据会议时间，专业性不够强，干扰会议的正常进行。

(4)缺乏明确的议事规则。如果会议负责人未提前确立议事规则，在制定决策过程中就无规则可循，另外，即便确立了规则，在会议召开期间，也可能出现参与者违背规则的情况，导致会议效率难以提高。

◆会后缺乏切实跟进

为了保证会议决策的执行，需要进行切实有效的会后跟进。但很多企业在会议召开之后，却难以将决策付诸实践，最终的会议效果十分有限。企业在会后跟进过程中存在的问题主要有:

(1)与会者无法及时拿到会议记录。因为会议记录人未承担应有的职责，与会者无法在第一时间获得整理完毕的会议记录，导致会后跟进不及时。

(2)与会人员未进行切实有效的会后跟进。与会人员对会议决议置之不理，或者执行不到位，无法充分体现会议的价值。

(3)相关负责人未及时监督会后跟进情况。通常情况下，企业会将会后跟进的督促工作交给会议主持人或指定人员，而相关负责人却未切实履行自己的职责，导致会议效率低下。

“现代管理学之父”彼得·德鲁克认为，要成为优秀的管理者，就要进行时间管理。对企业管理者而言，必须采取有效措施提高会议效率，避免管理层陷入无效会议，阻碍企业的运营与发展。

◆什么样的会议才算富有实效

具体来看，具有较高实效性的会议特征体现在以下三个方面:

(1)会议目标可以被实现。企业召开会议是为了解决某个问题或者向与会者传递某种信息等，有切实可行的目标的会议才具有价值，为了不能实现的目标而召开会议，是在浪费资源。所以，考核会议是否具有实效性，首先要做的就是了解该会议的目标能否被实现。

(2)能够在最短时间内实现目标。很多人会质疑这个特征，因为会议进行过程中，各方进行讨论甚至是激烈的争论时，很难避免讨论一些无意义的内容，所以，部分人会认为这是在浪费时间。但无论如何，能够在最短时间内实现会议目标，是会议富有实效的直接体现。

(3)与会者认同会议。这种认同并不是说与会者对会议决议感到高兴，当会议主题是业务流程或组织结构改革时，由于部分与会者利益受损，几乎不可能对结果感到高兴。而如果在会议中能够详细说明制定这种会议决议的理由，并认真听取与会者的意见与建议，就会让他们对会议产生认同感，从而在会议后能够真正执行决议。从实践来看，想要让与会者认同会议，让与会者充分发言是最为简单，也是最为有效的手段。

对会议主席等会议管理者而言，要让与会者在充分表达自己意见的同时，又能在最短的时间内达成会议目标是一件相当困难的事情，但它应该成为会议管理者努力的目标，否则企业不但要承担高昂的会议成本，而且大量的低效甚至无效会议会导致企业效率大幅度下滑，使企业在激烈的市场竞争中逐渐陷人发展困境。

◆不切实效的会议有何危害

富有实效的会议能够促进组织成员的沟通交流，帮助企业解决发展中遇到的各种问题，为企业制定有效的发展战略等，是企业提升内部凝聚力与外部竞争力的重要手段。而不切实效的会议对企业的负面影响同样十分严重。具体来看，这种负面影响主要体现在以下三个方面:

(1)不能达成会议目标。所有的会议都应该有一定的目标，而不切实效的会议很难完成预期目标，会造成严重的资源浪费。

(2)付出高昂的机会成本。对于企业而言，如果将投入在不切实效会议中的海量资源投入到业务拓展、品牌推广、新品研发等方面，则可能会获得一定的收益。而这些收益就是企业召开会议时必须付出的机会成本虽然很多企业管理者对会议成本缺乏足够的重视，但诸多案例已经充分证明了企业召开会议时，需要投入的时间、精力、资金等是一笔不容忽视的庞大开支。

(3)与会者对会议产生不满。在日常工作中，对于那些不切实效的会议，我们经常会听到各种各样的抱怨，例如，真是浪费时间，下次再开这样的会时，将拒绝参加;怎么会让一个缺乏控场能力的人担任会议主席呢，一个小时就能完成的会议用了半天;等等。这种负面情绪很容易影响员工的工作状态，给企业运营及管理带来诸多阻碍。

美国领导力大师诺埃尔·蒂奇(NoelM·Tichy)在与艾利·柯恩(EIi·TCohen)合著的《领导引擎——谁是企业下一个接班人》一书中提到，企业在开会时若不能让每个与会者感到充实并激发他们积极参与讨论、渴望更好表现的热忱，那么就是浪费资源、精力的低效甚至失败的会议，企业自然难也以成功。

从组织者的角度来看，一方面要根据具体的会议类型设置会议流程;另一方面还要全面考虑会议流程各环节的构成及其内在连接，确定重点环节，促进开会过程中成员的有效沟通和激励。

例如，在会议组织环节，组织者要围绕会议所设定的讨论话题努力寻找企业内各部门的共性，以消除不同部门、组织间的专业或非专业沟通壁垒;在会议开展过程中，组织者应通过多种手段激发与会人员的发言、互动热忱，并为每位成员的充分表达交流提供机会;在讨论结果的执行上，会议要当即确定相关责任人，明确任务的完成时间、负责监督考核的部门或人员及相关考核标准等内容，以确保会议结果切实有效地落地，而不只是“纸面文章”。

总体来看，有效的会议流程需要遵循KAS原则，即知识(Knowledge)、态度(Attitude)和技能(Skil)。

◆知识(Knowledge)

对与会者而言，要进行诸如会议管理职业培训等方面的训练，了解会议的基本原则知识，能够准确把握自己在会议中的角色职责以及要达成的目的，熟悉会议流程和议题并事前做好充分准备;对领导者而言，会议则是他们充分展现“导师”角色，向员工传授新知识、拓展员工视野的最佳机会和平台。

◆态度(Attitude)

与会者不仅要树立积极参与交流讨论的良好态度，提高自己的投入感和参与感，还应注意遵守会议的一些“潜规则”。例如，不要发表非专业性的见解或自己不了解的内容，以免受到专业或知情成员的反驳甚至嘲讽，挫伤自己的信心，并造成部门之间和成员之间出现成见、隔阂。

企业中一个常见的现象是，很多刚走出校门的毕业生对参加会议抱有极高的热情，并经常在没有充分了解的情况下就提出一些问题，因而经常受到老员工的“嘲笑”，导致这些新成员特别是自尊心较强的成员逐渐变得沉默甚至对开会失去兴趣。

◆技能(Skill)

开会是有一定成本的，不仅是会议本身的一些资源投入，与会者也需要暂时放下手头的工作，因此提高会议效率应成为企业内部共识，所有与会者都要不断提高自身的简报能力，可以用最短的时间内将自己想要在会议上陈述的内容清晰明确地表达出来。

例如，日本五十铃汽车公司曾在调查研究中发现，公司中的部长和课长花费在听取下属成员资料说明和冗长报告上的时间，占到了总工作时间的25%~30%。为此，该公司在当年底正式开展了“会议效率运动”，通过提高成员简报能力等多种方式实现了高效会议沟通，从而使成员拥有更多时间、精力投入到公司的业务和运作上。

通过有效控制会议进程，能够使会议的整个开展过程按照预期效果进行。在参与者到齐之后会议主持人应该使在场所有人知晓会议目的，安排会议记录者与时间把控人员，确保所有人清楚会议规范，例如，手机调静音，需记录会议要点，积极发表个人意见，会议结束后才能离场等，尽量排除外界干扰因素。

对于会议主持人而言，最重要的是保证会议进行是围绕预定主题开展的。另外，要在规定时间内完成会议，为此，需提前做好各个环节的时间把控。如果某个议题在规定时间内无法做出决策，则应该另行处理，而不是一味拖延。为了提升会议的质量与效率，企业应该做好以下几点:

◆会前

留出足够的时间让与会人员进行充分准备，很多企业的会议效率较低往往就是因为与会人员准备时间不足，没有做好会前沟通造成的。此外对于会议流程及每个环节所用的时间都应该提前告知与会者，在会议室应该设置闹钟、计时器等提醒与会人员注意时间。需要注意的是，大型会议应该要求与会人员提前5分钟入场。

如果会议中涉及很多专业性问题，为了保证与会者对相关内容有足够的了解，主席通常需要在开始时留出足够时间帮助与会人员了解相关信息，以保证会议的顺利开展。要减少这个环节的时间消耗，就要在会前准备阶段将相关资料提供给参与者，并要求他们提前准备会议发言。

◆会中

(1)会序安排。会议刚开始时，与会人员精神较为集中，应该将会议的核心议题安排在靠前的位置。不过，当发现与会人员对于会议的核心议题存在争议，需要让与会人员进行一定的沟通，并建立良好的会议氛围时，可以尝试先安排一个次要议题。

(2)会者发言时间限制。长篇大论式的发言对提升会议质量和效率是相当不利的，已经达成一致的议题，要及时通过文件的形式进行落实;发言人出现跑题时，要及时为其纠正;气氛沉闷时，要鼓励人们积极发言，从而降低会议时间成本。对于那些即时性会议可以选择非正式地点进行并务必精简。

◆会后

遗忘规律曲线告诉我们，遗忘遵循先快后慢的规律，48小时后人们能记住的内容仅有25%。考虑到这一点，企业应该要求与会人员及时整理会议记录，并向上级反馈会议意见和建议。

会议中达成的结论应该及时公示，因为某些议题虽然十分重要，但与人员可能因为注意力不集中等因素而忽略，如果没有及时进行公示，与会人员可能会向其他参会者询问，此时很难避免信息失真，对会议结论曲解，散播企业负面信息等，从而给企业形象带来极大的负面影响。此外各部门还应该做好会议文件的归档工作。

会议通知是企业向与会人员发送召开会议相关信息的重要手段，在自媒体时代，会议通知的形式与方法十分多元化，如张贴公告、发送E-mail、书面告知、微信群等。在时间管理方面，会议通知的内容应该涉及会议的举办时间、签到时间、结束时间等。

发送会议通知的时间应该合理安排，如果通知的时间发送过早，则很容易导致部分与会人员遗忘;如果发送时间过晚，则可能导致部分与会人员会前准备不足或者无法协调自身的会议时间。合理的会议通知发送时间能够让与会人员做好会前准备工作，并以良好的精神状态按时达到会议举办地点。

对于关键会议，企业应该设置会议通知收到后回复时间、下发会议文件时间、收集会议案例时间及会议签到时间。在会议正式召开前，应该确认核心参与人员是否能够准时参加会议。如果因为某些因素导致会议延期时，应该对每个与会者书面告知或者电话通知。

不难发现，会议时间管理与会议的类型及与会人员的特征存在较大的关联，只有充分认识并利用好这些客观规律，才能有效提升会议的质量和效率。

来源：张正平讲管理