PPT怎么还没滚出职场！

摘要：改来改去，美化了一堆垃圾数据。近40年，微软的PPT几乎垄断了演示文稿软件市场。与其他基于计算机的技术相比，PPT占据市场主导地位的时间长得异乎寻常

改来改去，美化了一堆垃圾数据。近40年，微软的PPT几乎垄断了演示文稿软件市场。与其他基于计算机的技术相比，PPT占据市场主导地位的时间长得异乎寻常 [1] 。2016年的一项调查显示，全球约有5亿用户每天进行约3500万次的PPT演示 [2] 。

PPT使用频次如此之高，而讽刺的是，凡是上过班的人，就讨厌做PPT。

为什么？

无孔不入的沟通工具

在企业干了几年，我挺认同美的美团京东废除PPT的决定的。当然，不是从高管的角度，是普通打工人的角度。高管只是听听汇报就对PPT极其反感，痛骂“形式主义”。事实上，熬红双眼，绞尽脑汁制作PPT的打工人，才是深受其害、深陷泥潭。

从步入职场第一天起，我就发现，开会使用PPT早已成为一种被广泛认可的文化现象 [3] ——不管什么单位、什么机构、什么企业，什么岗位，大小事情，都可能用到过PPT。

虽然是基层员工，我却总要去“应付”各种开不完的会和做不完的PPT。无论是内部会外部会、线下会线上会、年终总结会、绩效考核会、项目经验交流会......都得辅以一份份“精美”的PPT。

好像没了PPT的辅助，这些会就开不了。有人甚至把出席会议没有使用PPT，比作不穿鞋就出门 [3] 。

打开小红书，搜“PPT”、“讨厌”，能跳出来一大堆吐槽帖。比如，“怎么会有这么麻烦又费时间的东西”、“快被PPT折磨死了”、“做PPT好痛苦”、“我跟PPT有不同戴天之仇”......

那么，PPT是职场里的万恶之源吗？我觉得不是，或者说，不一定。PPT作为沟通工具，我理解企业需要用到它，有两方面客观原因。

第一，PPT是一个高度集成的工具。它不仅是一组文本内容，还是创建这些文本的工具，更是一种演示形式。PPT可以整合各种材料，如表格、图片、视频和音频文件；PPT的备注栏，可以记录幻灯片中无法容纳的更多信息；PPT本身可以通过电子邮件、网络会议软件传播，使向身处不同地理位置或处于不同时间段的受众进行演示成为可能 [4] 。

第二，PPT在企业的战略支持工具中占据特殊地位。无论使用何种技术组合来构思战略想法，战略制定几乎总是以向高级管理层进行PPT演示而告终 [4] 。

正如学者奥尔顿（Oulton）说的：“PPT的问题，在于它的使用方式” [6] 。当前职场中PPT的使用，已经到了失控，或者说滥用的地步。我强烈反对的，是项目组内部的思路交流等内部会议，通通需要PPT来推进的现象——明明可以口头讨论的事，部门/小组领导硬要项目组成员以PPT的形式作汇报。只能说，部门/小组领导开会听汇报的瘾，太大。

研究发现，大量的PPT应用于企业内部

很多时候，某些部门/小组领导组织的会议没有明确目的，安排员工做的PPT也没有具体要求，导致员工为了做PPT而做PPT，完全不知道做PPT是要解决什么问题。后果自然是生产出无穷无尽的幻灯片流——充斥着项目符号列表、模糊重点的动画效果，以及分散注意力而非传递信息的卡通插图 [6] 。

不过，PPT倒确实方便了一些领导“向上汇报”。由于幻灯片的模块化特点 [4] ，Ta们可以轻松地将某几页幻灯片从一个文档复制并粘贴到个人文档中，作为量化自己工作成果的重要组成（PPT小偷/汇总大师）。

项目/工作进展是通过幻灯片的数量来衡量的，时间也是以幻灯片来计量的 [4] 。部门/小组领导以PPT考核基层员工，高管却痛骂PPT华而不实，真正做PPT的基层员工有苦难言。

PPT美化+调格式

世界上最浪费生命的工作任务

PPT做的好不好，常取决于领导的审美趣味。比如，A领导喜欢高级黑模版、B领导喜欢莫兰迪配色、C领导喜欢飞入飞出的动画效果，并坚称这样会增加会议的趣味性......

根据Canva公司2024年的《视觉经济报告》，92%的领导者期望从事非设计岗位的员工具备设计技能和知识 [8] 。而真正做过PPT的人都知道，PPT就像一个黑洞，可以无止尽投入时间去包装和美化。

GFK公司的调查显示，17%的PPT是从零开始创建的，而绝大多数（78%）的PPT是基于已有PPT调整的 [7] 。也就是说，制作者进行真正内容制作的时间短，基于已有PPT作优化的时间反而多。

基于已有PPT作优化，很容易让人觉得这能节省大量时间——“我们就修改一下上个月的PPT吧”。结果，重复使用旧幻灯片带来的问题可能比它解决的问题还要多。从旧PPT中查找幻灯片，然后要确保这些幻灯片的内容是最新的，接着还要更新使其符合新模版，极其耗费时间 [7] 。

使用PPT时消耗最多时间的三项低效工作

除了设计排版，员工的大量时间用于调格式，而非专注内容优化。根据GFK的调查，员工大约有40%（平均每月8个小时）的时间用于PPT的调格式（小型、琐碎、重复性的任务） [7] 。

另一项对某组织战略制定过程的民族志研究，对一位项目经理的访谈表明：企业为战略会议做准备，往往侧重于确保图表都已备好。几个月的时间里，团队对一份PPT项目提案进行了相当大的修改，目的是 “使其符合格式要求，而项目的实际内容并没有改变，只是图表的问题” [4] 。

有人说怎么不用AI？但真正使用就会发现，AI生成大纲往往不太行，章节、要点设计还得制作者完成。而即使是基于大纲生成的内容，也还需要制作者重新排版，修改字体，改颜色、放图片。当宝贵的时间被浪费在格式设置和手动编辑错误时，它会将资源从更具战略意义和潜在创收活动中转移开 [9] 。人员和工时的错误分配，可能会让企业付出巨大代价。

而即使耗时费力，很多人还是做不对PPT。研究表明，制作者经常违反心理沟通原则。研究人员选取了140个PPT进行打分，结果表明，无论是严格还是宽松的评分标准，没有一个PPT被评为没有缺陷。最常被违反的3个原则是可区分性（材料过于相似难以区分）、有限容量（呈现过多信息）和信息变化（前后页信息呈现方式变化，实际传达信息无变化） [10] 。

根据严格（深色条）和宽松（浅色条）标准评分的违反心理沟通原则的PPT百分比。A适当的知识；C兼容性；D可区分性；I信息变化；L有限容量；P感知组织；R相关性；S显著性；O过度决定

PPT难做好，也很正常。一方面，极少有研究能为设计PPT提供直接指导 [10] ；另一方面，PPT是文本、图形、解释、软件功能和与观众实时互动的复杂混合体 [11] 。这对PPT制作者的要求很高，需要进行复杂的设计决策。例如，确保幻灯片清晰易读和信息结构合理。一项针对PPT专业人士关于他们的报告所面临挑战的调查显示：最大的挑战是浪费时间，占24%，其次是自动化和可视化（各占19%），然后是设计灵感（18%）、数据质量（12%），以及其他挑战（8%）。可见，制作引人入胜的PPT并实现生产力是一项需要平衡的工作 [9] 。

此外，市场上存在大量专业的PPT美化+格式调整服务，一些企业还设置了专门的PPT美化师/设计师岗位，其定价模式、供给需求也能从侧面印证制作高质量PPT需要投入显著的成本和专业技能。

淘宝搜“PPT美化”，显示出100页搜索结果 / 淘宝网

辛苦做的PPT

根本没人听进去

加班加点做完PPT，终于到了汇报环节。

项目组的成员，一大早挤坐在昏暗的小会议室，扯着嘶哑的熬夜嗓，和自己的同事，PK同一个项目的工作思路。大家不再聚焦于分工协作高效推进项目，而是陷入到了一场畸形的较量——比拼谁的PPT页数更多、排版更华丽。

然而，这场汇报很可能是白费口舌——你说了半天，没人听进去。领导注意力有限，你的同事或正抓紧最后的时间冲刺修改自己的PPT，或已汇报完在放空。

人的注意力是有限的。一般来说，人们平均能专注于单一主题约18分钟。切换能重新吸引参与者的注意力，但总时长上限约为45分钟。而一个项目汇报往往是从世界经济趋势、政策背景等大帽子讲起，动辄70、80 张幻灯片。一个经验法则是每张幻灯片汇报2-3分钟。这意味着一个60张幻灯片的PPT应该需要2-3个小时来展示 [13] 。

而且，听PPT的人会更关注PPT而非你说了什么。一项针对209名被试者听取有PPT和无PPT报告后的对比研究表明：与无PPT相比，有PPT组的听众对演讲者的口头信息保留率较低。也就是说，PPT是以牺牲对口头信息的记忆为代价的。一旦展示幻灯片，那些主观上把PPT看的很重的人，会更专注于幻灯片上呈现的信息，而非口头传达的信息（演讲者抑制效应） [3] 。

这样的结果，是PPT的使用和设计的初衷渐渐背离。它不再被视为支持口头演示的手段，而是口头演示被视为PPT的解释性评论。因此，PPT的幻灯片成为实际的信息，而不是作为补充。而演讲者的角色则降低为“舞台工作人员”或“无形的嗓音” [3] 。你做的一切努力，不过是在为PPT服务而已。

你的思考，观点，只要没呈现在PPT上，就毫无价值。

当然，你准备的PPT也很难推动决策。而如果PPT的使用导致信息传递不清、关键细节被省略或产生误解，就需要额外的时间进行澄清、返工，从而浪费时间、降低生产力，最终对项目进程产生负面影响。久而久之，就会形成"漩涡式"文化——每个新问题都会催生额外工作与成本，却始终无法产生实际成果 [12] 。