摘要：企业经营中，合同管理常因聚焦签约环节忽视全流程管控，导致履约混乱、回款滞后、利润缩水等问题。许多公司存在 “签约与执行脱节” 现象：销售签单后，项目、采购、财务等部门缺乏协同，风险防范依赖事后补救，最终引发现金流压力与法律纠纷。这种管理缺位的根源在于未将合同视
企业经营中，合同管理常因聚焦签约环节忽视全流程管控，导致履约混乱、回款滞后、利润缩水等问题。许多公司存在 “签约与执行脱节” 现象：销售签单后，项目、采购、财务等部门缺乏协同，风险防范依赖事后补救，最终引发现金流压力与法律纠纷。这种管理缺位的根源在于未将合同视为贯穿业务全周期的 “执行纲领”，缺乏系统化的过程管理机制。
一、为什么合同管理不能只管“签约”？
很多企业， 合同管理=法务审核签字>>>https://s.fanruan.com/mk56n
签完之后——
项目部：“合同我不清楚，先干吧。”
采购部：“我就按计划买料，合同交期和款项条款我不管。”
财务：“等项目完了我再跟客户结账、催款。”
出问题的时候才去翻合同， 想起来“哦，原来当初签的是这么回事。”
这叫事后管理，而不是全过程管理。
问题在哪？合同是经营活动的“游戏规则”，不是文件。
规则不落实，履约就乱；
履约乱，风险就来了；
风险一来，利润就缩水，回款就困难。
所以，合同管理要覆盖：签订→履行→监控→变更→回款→关闭， 全过程，环环相扣。
二、合同全过程管理，怎么做才算“管到位”？
阶段一：立项前——合同有没有必要签、签的对不对？
有些公司接私单、走临时合作，合同根本没人审，搞得出了问题也没依据。
该怎么做？
设合同分类模板：标准采购合同、销售合同、外包服务合同、框架协议，每类都设模板。
明确门槛：金额多少以上的必须走合同流程，金额小的走简版。
设置审批责任人：比如：项目负责人+部门主管+法务+财务，缺一不可。
阶段二：拟定与审阅——谁起草？谁审稿？怎么留痕？
现实情况是：一份合同来回改了5版，最后盖章的版本都不知道是不是最新的。
该怎么做？
版本控制机制：每一版都能查到谁改的、什么时候改的、改了啥；
评论审阅机制：法务在系统里能打注释，业务能提异议，全流程留痕；
合同起草权限：规范角色，别谁都能从网上复制个模板上来就签。
阶段三：审批与签署——流程清不清晰？审批够不够快？
合同流程太慢，客户都不愿等；流程乱了，谁批的谁不认。
该怎么做？
自动化审批流：金额多少、类型什么，自动流转给相应审批人；
手机审批：领导出差？手机签！钉钉/飞书直接推送提醒；
电子签约对接：发票信息、收付款账户写死，避免人为手动输入出错。
阶段四：履约管理——不是签完就算完，执行才最关键！
很多合同签完，大家就不管了，等客户抱怨、出问题了才去翻合同。
该怎么做？
履约提醒：交付时间到了自动提醒，供应商不交货、客户不下单，系统预警；
对接业务系统：订单系统、ERP、WMS等对接起来，实时判断履约情况；
自动记录执行数据：比如发货记录、验收报告、收款流水，自动挂到合同名下。
阶段五：付款与回款——流程透明、到期提醒、对账方便
财务不敢打款，因为合同没法找；客户不回款，说是条款写得不清楚。
该怎么做？
设置付款节点：合同里写明“收到发票7天内付款”，系统据此自动提醒；
自动生成付款申请单：合同执行完一部分，系统自动推送付款审批；
回款监控：财务系统对接后，哪笔没到款、超过几天自动红灯预警。
阶段六：合同到期、续签、归档——不能一到期就没人知道！
客户合同一过期，发货照旧，后来一追责才发现“合作协议早失效了”。
该怎么做？
到期提醒机制：提前30天、7天系统发提醒到业务和法务；
合同归档电子化：支持关键词搜索、全文检索、模糊匹配；
合同评分机制：履约差的合同/客户，下次不自动续签。
四、为什么靠“系统”做合同全过程管理更靠谱？
这就说到重点了：合同全过程管理，说到底就是一件事——“管清楚+跑得通+查得到+不扯皮”。
这事要靠人盯？靠Excel跟？ 你可以试试，哪怕合同不多，过一个月你就会晕：
谁提的？哪天提交的？谁批的？哪个版本？签了没？盖章了吗？客户改了哪些条款？哪个节点没执行？发货做完了吗？钱打了吗？……
靠人脑+纸质文档+微信群，管不住！
而合同管理系统，就是为了解决这个混乱局面的：
核心价值一：流程自动化，没人会“绕流程走捷径”
你设置好规则，比如：
金额超过50万，必须走法务+老板审批；
非标合同，必须双人审核；
对公签署的，必须上传营业执照。
系统说了算，谁都不能偷懒、走关系、跳审批。
核心价值二：签署全电子化，签完直接归档
对接电子签服务（比如法大大、上上签、腾讯电子签）：
手机、电脑都能签；
签完自动归档+版本记录；
可设置合同编号、编码规则、签署记录追踪；
合同正文、附件、报价表、发票抬头一整套都收进去。
核心价值三：履约自动跟踪，不靠人提醒
合同签了要供货，客户下单要回款，很多都不是一次性事件。
系统可以自动对接订单系统、ERP、收款平台：
一旦履约进度没完成，系统发邮件+消息推送；
到期没付款，系统红灯警告财务+销售；
合同执行完成后，自动更新状态为“已履约”“待续签”。
核心价值四：数据自动沉淀，管理能“看得见”
系统不是只为办事，还是老板、法务、财务看的“数据中枢”。
哪类合同最多？哪个客户最规范？
合同平均审批时长是多少？是哪个环节最慢？
哪类供应商违约率最高？哪个销售签的单最容易坏账？
这些报表、仪表盘，系统自动生成，比你拉一堆表格、做PPT快得多、准得多。
合同全过程管理常见问题解答
1. 流程管控类问题
问：合同执行中频繁出现变更，如何避免责任不清？
答：需建立标准化变更管理机制。所有变更需通过系统发起，明确变更内容、影响范围及责任方，经原审批链重新审核（如涉及金额超 10% 需财务与法务联审）；系统自动记录变更版本，关联至原合同条款，生成《变更执行追踪表》，实时更新履约进度；变更后需同步通知相关部门（如采购调整物料计划、财务更新付款节点），确保各环节协同调整，避免因信息滞后导致执行偏差。
2. 系统应用类问题
问：中小企业缺乏专业合同管理系统，如何低成本落地全流程管理？
答：可采用 “轻量工具 + 模块化流程” 方案。初期利用企业微信 / 钉钉自带的审批流程搭建合同管理模板，按阶段设置审批节点（如立项 - 起草 - 审核 - 签署 - 履约 - 归档）；通过在线文档（如腾讯文档）实现合同版本协同编辑，标注修改痕迹；借助 Excel 制作《合同履约台账》，关联订单数据与财务流水，定期人工核查。待业务规模扩大后，引入 SaaS 版合同管理工具（如法大大、e 签宝），逐步实现电子签约、自动提醒等功能，降低人工管理成本。
3. 风险防范类问题
问：如何通过合同管理系统预警潜在回款风险？
答：需打通合同系统与财务数据接口，设置多级预警规则：
黄灯预警：距付款节点 7 日仍未收到发票或验收单，系统自动提醒业务部门跟进；
红灯预警：超付款节点 3 日未回款，触发财务与法务联合介入，生成《催款函》模板并同步至客户对接人；
风险评级：根据历史回款记录自动计算客户信用分，对连续两次超期的客户，系统限制新合同审批，需管理层特批方可签约。通过数据穿透式管理，实现回款风险从 “被动应对” 到 “主动防控” 的转变。
总结：合同管理，不是文件管理，而是利润和风险的管理
很多企业， 做业务、做项目，干得都不差， 最后利润薄、现金紧， 问题往往不是“活没干好”， 而是“合同管理没控住”。
签得合理（利润和风险分配好）；
执行合规（责任明确、过程透明）；
变更及时（追加成本、调整合理）；
回款稳健（现金流不拖延）。
来源：合华教育